Inzicht in zakelijke geldstromen bepalend voor toekomst
Een goed softwarepakket maakt financiën inzichtelijk en creëert kansen

Er zijn weinig ondernemers die met plezier alle details van hun afschrijvingen en BTW-afdracht uitpluizen. Daar zijn ze tenslotte geen ondernemer voor geworden. Toch moeten facturen, urenbesteding, uitgaven en andere financiële aspecten van een organisatie worden bijgehouden. Want elke beslissing die je als ondernemer neemt, heeft invloed op de toekomst van je organisatie.

Daarom laat je je keuzes niet over één nacht ijs laten gaan. Helaas zijn veel boekhoudkundige pakketten uitgegroeid tot kolossen; log en onhandelbaar waarbij het gebrek aan schematisch inzicht en de hoge kosten een bron van irritatie zijn. Het is op die manier onmogelijk om een goed gefundeerde beslissing voor de toekomst te nemen omdat je simpelweg onvoldoende inzicht hebt in de cijfers van vandaag.

Overzicht geeft inzicht
Zo ook voor Uitgeverij Twente Journaal, uitgever van een reeks kranten waaronder de krant die u op dit moment voor u hebt liggen. Na jaren met AccountView te hebben gewerkt, liepen zij steeds vaker tegen enkele praktische problemen aan. Zo kon de verkoop en vormgeving van advertenties niet gekoppeld worden aan de administratie en moesten daardoor veel handelingen dubbel of zelfs driedubbel uitgevoerd worden. AccountView had wel een oplossing voorhanden, maar die bleek vreselijk duur.

Enekel met inzet van duurbetaalde accountantsuren bleek het mogelijk een rapportage uit te draaien die alleen relevante informatie liet zien. Herinneringen en aanmaningen uitdraaien, toch vrij relevant in deze tijd, kon pas na upgraden naar een hogere versie met de extra kosten van dien. Directeur Maurice Weustink ging op zoek naar een gebruiksvriendelijk en betaalbaar alternatief en kwam – op advies van een deskundig familielid - uit bij osFinancials, een boekhoudkundig pakket dat gespecialiseerd is in het inzichtelijk maken van administratie(s) voor zowel grote als kleine organisaties.

Maatwerk
osFinancials is gebaseerd op OpenSource Software, wat betekent dat het basispakket gratis beschikbaar wordt gesteld en de gebruiker kan delen in de reeds opgebouwde kennis van andere gebruikers. Daarnaast kunnen gebruikers, tegen betaling, diverse uitbreidingen (plugins) of (online) support afnemen. Zo kan een ondernemer zijn administratie geheel afstemmen op zijn eigen organisatie, behoefte(n) en budget.

Door het open karakter van osFinancials kan een gebruiker feitelijk alles uit zijn datebase halen wat erin zit. “Maar”, weet Maurice Weustink inmiddels uit eigen ervaring, “een teveel aan informatie is dus ook niet goed! Omdat we osFinancials helemaal hebben aangepast aan onze eigen wensen en behoeften, hebben we nu het gevoel dat we meer halen uit onze boekhouding. En of je boekhouden nou leuk vindt of niet, dat is wél belangrijk.”

De toekomst van Twente Journaal
Het overzicht dat osFinancials aan ondernemers biedt, stelt ze in staat om hun administratie voor zich te laten werken. Maurice: “Solide bedrijven worden gevormd op basis van solide beslissingen en osFinancials leert je de informatie over je bedrijf te vinden én te analyseren. Een uitstekend startpunt dus voor grootste toekomstplannen!”

Op termijn zou Maurice graag een webshop toevoegen aan de website www.twentejournaal.nl. Betaling, verzending, facturatie en voorraadbeheer kunnen dan via osFinancials volledig worden geautomatiseerd. “Gemak dient de mens”, vindt ook boekhouder Ilanko. Zelf zou hij graag op korte termijn de mogelijkheden van rapportages uitbreiden: “Tot nu toe vergeleken we winst en verlies maandelijks door de afzonderlijke rapportages, ook van de voorgaande jaren af te drukken en naast elkaar te leggen. Op zich prima, maar om écht inzicht te krijgen, is het beter om deze getallen in één rapportage naast elkaar te zetten. Op basis van die gegevens wordt veel duidelijk over de (on)mogelijkheden die we hebben als organisatie.” We zijn dat ook gewend vanuit ons voorgaande pakket en willen dat ook in osFinancials. Het open karakter van dat programma maakt dat ook mogelijk. Nu al, doordat je uitstekkend kunt exporteren naar bijvoorbeeld excel, maar een dergelijke aanpassing is met beperkte kosten heel goed mogelijk binnen het programma, juist die flexibiliteit maakt osFinancials een heel interessant pakket.

Ook betere informatie over openstaande posten is een wens van Twente Journaal: “We willen osFinancials koppelen aan ons opensource CRM pakket. Met zo’n overzicht kan je snel en efficiënt een paar telefoontjes plegen naar adverteerders die nog een post open hebben staan en verkoopinformatie uit je boekhoudpakket halen.” En het automatische berekenen van de afschrijvingen waardoor de administratie minder foutgevoelig en vooral minder tijdrovend wordt! Tijd die dan weer geinvesteerd kan worden in andere projecten. Ilanko ziet het als volgt: “Wanneer je door de bomen het administratieve bos niet meer ziet, kun je ook niet ondernemen. Financieel inzicht is de basis voor mogelijkheden om je onderneming sterker en leuker te maken.”

Zowel Maurice als Ilanko zien dus grote meerwaarde in het gebruik van osFinancials. Behalve dat het de administratie sneller en minder complex maakt, is het in hun ogen ook belangrijk dat de kosten vooraf bekend zijn. Er zijn dus geen abonnementsvormen die eindeloos door blijven lopen of andere verborgen addertjes. Het basispakket is gratis en van elke uitbreiding die je wenst – op verzoek zelfs speciaal voor jou geprogrammeerd – is van te voren bekend wat de kosten zijn. “En die zijn heel acceptabel” voegt Ilanko toe, “toch ook niet geheel onbelangrijk in deze tijden van crisis. In mijn ogen is osFinancials dus een betaalbaar product dat geen concessies heeft gedaan aan professionaliteit en support. Echt perfect voor ondernemers die hun huidige en toekomstige financiën helder voor ogen willen krijgen.”

Copyright © 2009 Gemma Steeman