Dutch - Gebruikershandleiding
Inleiding
Deze wikihandleiding voor osFinancials mag door iedereen worden aangevuld. (wel ff registreren)
Elke aanvulling, hoe klein dan ook, wordt door de gebruikers enorm gewaardeerd. Je bent hierbij dan ook van harte uitgenodigd, een positieve en vooral correcte bijdrage te leveren aan deze handleiding!
Let wel: Wat voor de één vanzelfsprekend is, kan voor de ander totale abracadabra zijn. Wees dus niet zuinig met je uitleg. Hou je verhaal echter wel kort en bondig.
Help je mede-ondernemers een stapje verder.
Bedankt voor je bijdrage!
Er is ook een officiële (betaalde) volledige handleiding verkrijgbaar. Deze is geschreven door onze ontwikkelaars zelf dus bevat de hoogste correctheid van gebruik van de functies in osF. Kijk hiervoor in de osFshop bij de handleidingen
Registratie
Waarom moet ik mijzelf registreren?
De software welke wij leveren is vrij en volledig functioneel voor iedereen zonder te registreren! Desalniettemin hebben we een registratieverzoek ingebouwd tijdens het starten van de applicatie.
osFinancials ontwikkelt de software gebaseerd op uw behoeften.
1. wij moeten de mogelijkheid hebben om met u in contact te treden op het moment dat we veranderingen in de software maken waarvan u op de hoogte moet zijn. (b.v. bij BTW-instellingen door wetswijzigingen)
2. om met u in contact te komen indien wij vragen hebben over specifieke functionaliteiten waar u mogelijk toegevoegde waarde kunt bieden (b.v. bij landspecifieke vragen)
3. om te weten hoe onze gebruikersbasis is opgebouwd, om de belangrijkste onderwerpen voor onze roadmap te bepalen.
Wij hebben gezorgd voor een gecombineerde registratie met het forum en de webwinkel zodat u maar één keer hoeft te registreren. U kunt registeren via het programma van osF (versie 2.0.2.0 en hoger) daarmee maakt u tevens een account aan in onze webwinkel (www.osfshop.com), en voor het forum (www.osfinancials.org).
Het osFinancials menu
Bestand
Backup / Herstel administratie
Taal wijzigen (Switch Language)
Administratie openen
Een bestaande administratie kan worden geopend door in de menubalk op "Bestand -> Administratie openen" te klikken. Je kunt ook klikken op het icoon "Open". En je kunt de toetsencombinatie "Alt-O" gebruiken. Welke manier je ook kiest... in het geopende "Administratie"-scherm kun je de gewenste administratie openen door op de betreffende naam te dubbelklikken of te klikken en vervolgens op de "Open-knop" te klikken.
Administratie aanmaken
Als je deze optie kiest krijg je een scherm voor je waarin je kunt kiezen uit de volgende opties.
Administratie kopiëren
Deze optie kopieert een bestaande administratie één op één naar een nieuwe administratie. De gekopieerde administratie is dus een exacte kopie, alleen de naam is nieuw.
Hulp bij het aanmaken van een administratie
Uw eigen administratie aanpassen (Geavanceerd)
Converteren van TurboCASH 3 naar osFinancials 1
Converteren van TurboCASH 4 naar osFinancials 1
Verbinden op afstand met een Database
Sluit administratie
De administratie waarin je werkt kun je afsluiten door in de menubalk op "Bestand -> Sluit administratie" te klikken of door de toets "F11" te gebruiken. Voor de volledigheid: je hoeft je administratie nooit op te slaan zoals je dat bij documenten in een tekstverwerker gewend bent, alles wat je doet wordt automatisch opgeslagen. Regelmatig een nieuwe back-up maken is natuurlijk wel belangrijk!
Administratie verwijderen
Een administratie kan worden verwijderd door in de menubalk op "Bestand -> Administratie verwijderen" te klikken of door de toetsencombinatie "Ctrl-F10" te gebruiken. In het geopende "Administratie"-venster selecteer je de te verwijderen administratie door op de betreffende naam te klikken. Vervolgens denk je nog eens diep na of de naam tegen de blauw geworden achtergrond wel de juiste naam is. Mocht het antwoord op die vraag "Ja" zijn dan klik je op "Verwijderen". Mocht het antwoord "Nee" zijn dan klik je alsnog op de juiste naam en vervolgens op "Verwijderen". En als je het allemaal niet meer weet, klik dan vooral zo snel mogelijk op "Annuleren".
Opslaan als
Een kopie van een geopende administratie kan onder een andere naam worden opgeslagen door in de menubalk op "Bestand -> Opslaan als" te klikken. Je kunt ook de toetsencombinatie "Ctrl-S" gebruiken. In het geopende "Opslaan als"-venster kun je de gewenste naam voor de administratie-kopie opgeven en eventueel de map waarin deze wordt opgeslagen aanpassen.
Backup / Herstel administratie
De noodzaak van het regelmatig maken van een backup van je administratie(-s) kan bijna niet worden overdreven. Gebruik hierbij niet steeds dezelfde naam voor de backup-file, maar probeer bijvoorbeeld de datum en de tijd of een opeenvolgende nummering in de naamgeving toe te passen, dan kun je eventueel ook een paar stappen terug. Probeer een lijstje van je backups bij te houden, zodat je weet in welke staat je administratie was toen je de betreffende backup maakte (bijvoorbeeld "Alle bankboeken geboekt en verwerkt t/m 2de kwartaal, kasboek alleen geboekt t/m juni", eventueel ook met de op het moment van de backup gebruikte versie van osF). Bewaar backups niet alleen op dezelfde harde schijf als waar je administraties zich bevinden, maar gebruik bijvoorbeeld ook regelmatig media zoals CD's, DVD's, tape, internetopslag e.d.. En bewaar die media dan ook op een veilige plaats ver van je computer, i.v.m. brand, inbraak en andere ellende.
Backup
Voor administraties met een multi-user setup werkt de in osF ingebouwde backup-functie (nog) niet. De makkelijkste, no-nonsense backup methode in alle situaties is de map waarin je administratie is opgeslagen, standaard te vinden onder "c:/osFinancials/books/", te kopiëren naar een andere map, een CD, o.i.d.. Als de administratie waarvan je een backup wilt maken "ADMIN" heet dan kopieer je de map "c:/osFinancials/books/ADMIN" naar je backup-locatie van voorkeur. De administratie dient op dat moment niet te zijn geopend in osF.
Multi-user administraties kunnen gebruik maken van de FIREBIRD-INTERBASE BACKUP SCHEDULER Dit programma is ook in Delphi geschreven en zorgt dat de database automatisch wordt gebackuped op een door u ingestelde tijd op een door u ingestelde plek. Dat programma kan ook worden gebruikt als u geen multi-user versie gebruikt. De backups zijn in GZip formaat dat met elk goed zip-programma te lezen moet zijn en kan eventueel met flame robin worden terug gezet als er iets mis is gegaan.
Herstel
Om je administratie terug te brengen naar een eerdere situatie door deze te overschrijven met een backup, kopieer je de bestanden in de backup-map van de betreffende administratie in de originele map van de administratie. De administratie dient op dat moment niet te zijn geopend in osF. Let goed op wat je doet! Check, check, double-check! Deze herstel-methode werkt alleen als de backup-map volgens de in "Backup" beschreven methode is gemaakt.
N.B. Om een administratie in een eerdere staat terug te brengen is het niet altijd nodig deze te overschrijven met een backup. Zo kan bijvoorbeeld doorgeboekte/verwerkte invoer, zoals een compleet bankboek of een specifiek document, weer onverwerkt worden gemaakt door in de menubalk op "Extra -> Algemene processen -> ongedaan maken verwerkte journaalinvoer" te klikken. Zie hiervoor Dutch_-_Gebruikershandleiding#Ongedaan_maken_verwerkte_journaalinvoer elders in deze handleiding.
Backup in flame robin
Om uw backup te maken kunt u ook gebruik maken van flame robin. Deze kan zowel remote(hier komt dan het bestand op de server te staan) als lokaal backups maken. Als u een backup maak en terug leest met flame robin wordt u database weer georganiseerd (door dat anders de file alleen maar kan groeien en nooit krimpen) U kunt dit doen door en koppeling met flame robin aan te maken naar uw database en dat te kiezen voor all "actions->backupdata base" Als u een database wilt terug lezen moet u een nieuwe database file opgeven in uw koppeling. In deze nieuwe naam (b.v. books2.fdb) wordt de database dan hersteld. U kunt na het weggooien van uw oude books.fdb de file handmatig weer books.fdb noemen zodat deze gebruikt wordt in osFinancials.
Taal wijzigen
Via het menu "Bestand --> Switch Language" wordt een venster geöpend waar u de taal instelling van osFinancials kunt kiezen.
osFinancials afsluiten
Je kunt osFinancials afsluiten door in de menubalk op "Bestand -> osFinancials afsluiten" te klikken, door de toetsencombinatie "Alt-X" te gebruiken, door op het kruisje rechtsboven het programmavenster te klikken of door op het osF-logo linksboven het programmavenster te dubbelklikken. Het geopende "Informatie"-venster bevat belangrijke informatie over de noodzaak regelmatig een backup van je administratie(-s) te maken. Neem deze informatie tot je, doe er wat mee en klik vervolgens op "Ja". Of, als je toch nog even wilt doorgaan, klik dan op "Nee". Je zult in dat laatste geval wel even weer je administratie moeten openen.
Bewerken
Rekeningen
Kas/Bankrekening
Bank-Giro maar ook Kasboek rekeningen zijn speciale journalen in osFinancials. De beste manier om die te gebruiken is om gebruik te maken van de 'knop' Kas/Bank in de icoonbalk. Er wordt dan een submenu geopend waarin de bijbehorende rekeningen staan vermeld. Na de selectie van de betreffende rekening wordt het bijbehorende saldo zichtbaar.
Dit is een controle moment.
Als het saldo niet overeenkomt met het saldo op het afschrift dat verwerkt gaat worden, kan dit gecorrigeerd worden. Wel is van belang dat de oorzaak van het afwijkende saldo wordt gevonden en geboekt.
Het toevoegen van een dagboek zoals Kas/Bank/Giro rekening of extra kasboek:
Het aanmaken van een bank of giro rekening bestaat uit de volgende stappen: Bijv. Fortisbank 1 Journaaltype en 2 Grootboeknummer. Via de menubalk eerst bij Instellingen -> Voorkeuren -> Data Parameters de Speciale instelling: gebruik Afrikaans bankboek: uitzetten indien aangevinkt. Via de menubalk -> Instellingen -> Administratie -> Journaaltype (klik erop)maak je een journaal aan met de naam die je wilt gebruiken hier dus Fortisbank. Klik op Voegtoe. Je ziet nu de naam in de getoonde vensterlijst verschijnen. Doe sluiten. Als je nu, via menubalk --> Invoer--> Journaalinvoer, kijkt zie je de naam Fortisbank al vermeld staan. De rest van de regel is nog blank. Je moet nu, eerst, een grootboeknummer geven/aanmaken. Dit weer via de menubalk. Via -> Bewerken -> Rekeningen -> Kas/Bankrekening maak je een nieuwe rekening aan. Klik op nieuw en voer het vooraf bepaalde grootboeknummer in. Vul tevens de omschrijving in hier dus Fortisbank. Daar het een bankboek is zoeken we bij Rekeninggroep1 de koppeling met Liquidemiddelen op. Rekeninggroep2 laten we blank. Bij 'Betalingen/Ontvangsten'kiezen we uit de lijst de naam die we als journaal aangemaakt hebben (Fortisbank). Doe nu Opslaan gevolgd door Ja. Klik op Annuleren of via Escape om het menu te verlaten.
Ter controle gaan we na of de rekening(en) in het Grootboek schema is/zijn opgenomen. Dit gaat via de Menubalk. Klik op Rapporten -> Grootboek -> Rekeningschema. het scherm Opties Rekeningschema verschijnt. Standaard staat "Scherm" geselecteerd, en worden alle rekeningen meegenomen. Klik OK. Kijk of je nieuwe rekening nummer(s) aanwezig zijn. De boekingen inz. de mutaties van het dagboek - hier Fortis - start je via de Icoon journaal in de werkbalk door Fortis te kiezen.
We gaan nu de JOURNAALTYPE afwerken. Open weer Via de menubalk -> Invoer -> Journaalinvoer zoek Fortisbank en je ziet dat er in de kolom tegenrekening het vaste grootboeknr. is ingevuld. Dubbelklik dan opent het scherm waarin je de mutaties kunt boeken. Echter je ziet ook een Button met de tekst 'F10 Instellingen'. Klik er op of doe F10. Er opent een venster met 2 tabbladen zijnde Standaard en Geavanceerd. Bij Standaard zien we: o.a. Via uit- ,aanvinken kunt u bepalen wat voor u het beste is. Tegenrekening met het toegekende grootboeknummer. Wijzig dit niet. Geen BTW Er wordt wel of geen BTW automatisch bepaald. Verhoging verwijzingsnummer Bijv. dagafschriftnr. Als verwijzing. Tegenrekening in een bedrag U werkt dan met per saldo als sluitpost. Tegenrekening per regel Control technisch beste. Omdraaien tegenrekening Indien nodig Inclusief modus Standaard aan Details herhalen. Repeteert details bespaart type werk Bedraginvoer: Beide / Debet / Credit. Standaard op Beide. Is het meest flexibel. Wat het beste is voor u kunt u zelf het beste bepalen. Dit geldt ook voor het tabblad geavanceerd. Bij geavanceerd zien we: o.a. Altijd balans Standaard uit. Geen openst. posten journaal Standaard uit. Bewaar vervolgnummer Standaard aan. Auto alias Standaard uit. Onthoud BTW op tegenrekening Standaard uit. Onthoud tegenrekening op rek. Standaard uit. Regel modus Standaard aan. Tegenrekening code opzoeken: Type: Alle is het meest flexibel. Boekingen kunnen nu met de ingevulde Fortis 'Journaaltype' vanuit het bankboek Fortis gedaan worden.
Voor het invullen van het beginsaldo van de dagboekrekeningen kan het beste een journaal "beginbalans" gebruikt worden.
Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2
De verschillende rekening groepen zijn om groepering op de rapporten te kunnen doen. Ook zijn groepen ingedeeld in financieele categorieen.
Aanmaken rekeninggroepen 1 en 2. Toevoegen in Rekening-groep 1 is via Menubalk:
Instellingen -> Administratie -> Groepen -> Klik op: Grootboeken -> Groep1 -> Hoofdgroep -> Nieuw -> Naam geven --> Ok. U ziet de naam in de lijst er nu bij staan.
Doel van deze groep indelingen is om gegevens die in de administratie zijn opgenomen overzichtelijker naar voren te laten komen. Dit via het scherm ofwel via de printer. Deze indelingen zijn veelal gebaseerd op de financieele methodieken zoals die bekend zijn in de administratieve leer. Middels deze indelingen kan men snel tot bekende kengetallen komen, die algemeen bekend zijn, hierdoor kan men snel gegevens vergelijken. Bij de grootboeken onderscheiden we 'Activa-rekeningen, Passiva-rekeningen en Resultaat-rekeningen' ,deze zijn dan weer verder onderverdeeld. In de basis administratie staan niet alle bekende groep indelingen, wel de bekendste. Maak wel vooraf de juiste indelingen, die voor u van toepassing zijn.
Voor de debiteuren, crediteuren,voorraad, kan men ook subgroepen maken, hier is men geheel vrij in daar de totalen al bij de activa / passiva worden opgenomen. Voor de juiste koppeling aan een nieuw grootboeknummer zie ook bij '2.2.1.1. Aanmaak Bank of Giro rekening' het voorbeeld van Fortisbank.
Aanmaken rekening-groepen 2.
De opzet is gelijk aan die van rekening-groepen 1. U kunt hierdoor meer onderverdelingen maken, indien nodig.
Betalingen/Ontvangsten
Crediteur
Wanneer er sprake is van een openstaande post bij een leverancier, noemt men deze leverancier een crediteur. De leverancier heeft zijn goederen of diensten al wel geleverd, maar de factuur van deze leverancier is nog niet voldaan.
Met andere woorden: aan een crediteur is de onderneming geld verschuldigd.
Voor terugkerende crediteuren (bijvoorbeeld: vaste inkoopadressen) is het handig om aparte rekeningnummers toe te kennen aan deze crediteuren.
Ga hiervoor naar "Bewerken", klik op "rekeningen", klik op "crediteur". In het keuzemenu kun je crediteurrekeningen aanmaken met de knop "nieuw". Bestaande crediteurrekeningen bewerken of verwijderen is ook mogelijk. Zie hiervoor de knoppen "bewerken" en "verwijderen"
Algemene informatie
In dit tabblad kun je de algemene informatie van je crediteur kwijt. Het rekeningnummer voor deze crediteur wordt automatisch aangemaakt, maar kan gewijzigd worden.
Om de herkenning te vereenvoudigen begint de crediteurrekening met een C.
Afleveradres
Magazijnlokatie van de crediteur.
Rekeninginformatie
In dit tabblad wordt aangegeven of de rekening actief is. Daarnaast kan men aangeven of de rekening kan worden "afgeletterd".
Verder kun je hier de betalingscondities en rekeninggevens van de betreffende crediteur kwijt.
Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2
De verschillende groepen zijn om groepering op de rapporten te kunnen doen.
Contacten
Alle contacten bij deze rekening. Een contact kan bij meerdere bedrijven contact persoon zijn. Er is per rekening maar een standaard contact mogelijk. Hierdoor kan er b.v. met t.a.v. worden gewerkt in een factuur.
Afspraak
De gemaakte afspraken in de kalender (Invoer->Kalender) met deze debiteur of crediteur.
Documenten
Alle documenten van osFinancials bij deze rekening.
Transacties
Debiteur
Wanneer aan een klant een produkt of dienst is geleverd, maar het produkt of de dienst wordt door de klant niet direkt betaald, dan ontstaat een debiteur.
Met andere woorden: De onderneming heeft nog geld tegoed van de klant. De klant koopt op rekening.
Om inzicht te houden in de debiteuren, kan men per debiteur (of per groep debiteuren) een rekening aanmaken.
Ga als volgt te werk: klik op "Bewerken" in de bovenbalk. Klik vervolgens op "rekening", en dan op "debiteur".
Je ziet dan het scherm: "debiteurenrekening".
Voor invullen: zie crediteuren.
Algemene informatie
Afleveradres
Rekeninginformatie
Verschillende velden waaronder de standaard prijs bank naam en nummer Kortings percentage Betalings conditie (-1 = incasso)
Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2
Hiermee kunt u verschillende groepen defineren bij de debiteuren deze worden bij rapporten gebruikt. De groepen kunt u aanmaken in Instellingen->Administratie->Groepen. Tab debiteuren of crediteuren.
Contacten
Dit zijn de contact personen per debiteur. Een contact persoon kan aan meerdere rekeningen hangen (debiteur of crediteur). Er is per rekening maar een standaard contact mogelijk. Hierdoor kan er b.v. met t.a.v. worden gewerkt in een factuur.
Afspraak
De gemaakte afspraken in de kalender (Invoer->Kalender) met deze debiteur of crediteur.
Documenten
Documenten gemaakt bij deze rekening
Transacties
alle grootboek transacties voor deze rekening.
Grootboek
Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2
De verschillende rekening groepen zijn om groepering op de rapporten te kunnen doen. Ook zijn groepen ingedeelt in financieele categorieen.
Invoeren van een nieuwe grootboekrekening
Een van de meest gebruikte indelingen voor het indelen van grootboekrekeningen is het "Stelsel Bakker." Bij gebruik van het Stelsel-Bakker beginnen de grootboekrekeningen die bij elkaar horen met hetzelfde cijfer of met dezelfde groep cijfers. Gebruikelijk in Nederland is om de volgende hoofdindeling aan te houden:
- Rubriek 0: Rekeningen van duurzame activa, het eigen vermogen, de voorzieningen en het vreemde vermogen op lange termijn.
- Rubriek 1: Financiële rekeningen, waaronder de kas-, bank- en girorekeningen, de kortlopende vorderingen (waaronder de debiteuren) en de kortlopende schulden (waaronder de crediteuren).
- Rubriek 2: Neutrale rekeningen zoals tussenrekeningen e.d.
- Rubriek 3: Voorraad grondstoffen, hulpstoffen en halffabricaten.
- Rubriek 4: Directe kosten.
- Rubriek 5: Indirecte kosten.
- Rubriek 6: Fabricagerekeningen (kostprijs verkopen bij een productieonderneming).
- Rubriek 7: Voorraad gereed product en handelsgoederen.
- Rubriek 8: Verkooprekeningen en rekeningen voor kosten van de verkopen.
- Rubriek 9: Algemene verlies- en winstrekeningen. Deze rubriek wordt gebruikt voor winstbestemming.
Zoeken van een rekeningnummer
Verwijderen van een rekeningnummer
BTW-rekening
Buitenlandse inkopen
Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen inkopen (verwerving) van binnen de EU of van buiten de EU. Bij buitenlandse inkopen van een zakelijke leveranciers wordt U over het algemeen gefactureerd tegen het 0% BTW tarief. U moet dan zelf belasting aangeven en betalen. De betaalde belasting mag u vervolgens weer als voorbelasting aftrekken. Op uw belastingformulier dient U deze te betalen belasting als verwerving binnen de EU of verwerving buiten de EU aan te geven. In het volgende voorbeeld laten we zien hoe deze boeking voor te bereiden en aan te maken.
Voorbereiding (1 malig) Als uitgangspunt nemen hier de voorbeeld administratie A. We gaan een nieuwe BTW rekening invoeren, “Verwerving binnen de EU hoog” Kies Bewerken-> Rekeningen -> BTW rekeningen en het volgende scherm komt in beeld.
Klik op de button Nieuw en dan Rekening en vul onderstaande gegevens in de betreffende velden in:
| Omschrijving | In te voeren waarde |
| Rek.nr. | 1220 |
| Subrekening | 000 |
| Omschrijving | Verwerving binnen de EU hoog |
| Rekeninggroep | BTW |
| Rap Groep 2 | leeg |
| Geldig vanaf | 1-1-2000 tot 1-1-2099 |
| Percentage | 19% |
| Use link tax | aangevinkt, hierdoor komen 2 extra velden tevoorschijn |
| Link tax | 1210000 19% Voorheffing |
| Contra tax | aangevinkt |
Maak zoals we hierboven gedaan hebben ook de volgende 3 rekening BTW rekeningen aan.
| Omschrijving | In te voeren waarde |
| Rek.nr. | 1225 |
| Subrekening | 000 |
| Omschrijving | Verwerving binnen EU laag |
| Rekeninggroep | BTW |
| Rap Groep 2 | leeg |
| Geldig vanaf | 1-1-2000 tot 1-1-2099 |
| Percentage | 6% |
| Use link tax | aangevinkt, hierdoor komen 2 extra velden tevoorschijn |
| Link tax | 1200000 6% Voorheffing |
| Contra tax | aangevinkt |
| Omschrijving | In te voeren waarde |
| Rek.nr. | 1230 |
| Subrekening | 000 |
| Omschrijving | Verwerving buiten EU hoog |
| Rekeninggroep | BTW |
| Rap Groep 2 | leeg |
| Geldig vanaf | 1-1-2000 tot 1-1-2099 |
| Percentage | 19% |
| Use link tax | aangevinkt, hierdoor komen 2 extra velden tevoorschijn |
| Link tax | 1210000 19% Voorheffing |
| Contra tax | aangevinkt |
| Omschrijving | In te voeren waarde |
| Rek.nr. | 1235 |
| Subrekening | 000 |
| Omschrijving | Verwerving buiten EU laag |
| Rekeninggroep | BTW |
| Rap Groep 2 | leeg |
| Geldig vanaf | 1-1-2000 tot 1-1-2099 |
| Percentage | 6% |
| Use link tax | aangevinkt, hierdoor komen 2 extra velden tevoorschijn |
| Link tax | 1200000 6% Voorheffing |
| Contra tax | aangevinkt |
Uw BTW rekening overzicht zou er nu zo uit moeten zien.
De eenmalige voorbereiding is nu gedaan voor onze buitenlandse inkopen. We gaan nu een buitenlandse factuur in het systeem inbrengen. Als voorbeeld nemen we hier een zakelijke factuur van Google Adwords. Google Adwords factureert vanuit Ierland. De factuur ziet er als volgt uit;
| Factuur naar: | Overmaken naar: | Advertentieservices: | Google AdWords |
|---|---|---|---|
| Uw bedrijf BV Uw naam | Google Ireland, Ltd. 1st & 2nd Floors Gordon House | Factuurnummer: | Ads-1234567890-3 |
| Factuurdatum: | 17-apr-2006 | ||
| Vervaldatum: | 17-apr-2006 | ||
| Betalingsvoorwaarden: | Direct | ||
| Voor de advertentieservices van 15-mrt-2006 tot 17-apr-2006 : | |||
| Beschrijving | Start van de weergave | Eind van de weergave | Aantal klikken | Vertoningen | Bedrag (EUR) |
|---|---|---|---|---|---|
| Servicecorrectie | €-0,06 | ||||
| Advertenties voor uwbedrijf.nl | 15-mrt-2006 | 10-apr-2006 | 4592 | 0 | €315,59 |
| Totaal | 4592 | 0 | €315,59 | ||
| Subtotaal | €315,53 | ||||
| BTW-bedrag * | €0,00 | ||||
| Totaal | €315,53 | ||||
| Te betalen in EUR | |||||
| * Overeenkomstig Artikel 21.1(b) van de Zesde BTW-richtlijn is de ontvanger van de services verplicht de BTW over de geleverde service te voldoen. | |||||
We dienen eerst Google als crediteur aan te maken waarna we de factuur kunnen inboeken. We doen dit als volgt; Open via menu Bwerken -> Rekeningen -> Crediteuren
Open het journaal via F2
en kies vervolgens “Inkopen”. Neem onderstaande gegevens over. Merk op dat de tegenrekening en BTW veld automatisch worden ingevuld omdat we deze gegevens bij de crediteur gegevens al hebben ingevuld.
Druk nu “F5: Balans” om de inkoop batch te balansen. U krijgt nu 3 extra regels bijgevoegd waarbij de BTW wordt uitgesplitst.
We zien dat
C000-005 (Google Ireland) wordt gecrediteerd. 4501-000 (Advertentiekosten) wordt gedebiteerd. 1210-000 (19% Voorheffing) wordt gedebiteerd en 1220-000 (Verwerving binnen de EU) wordt gecrediteerd.
Per saldo hebben we dus een openstaande rekening van € 315,53 voor Google Ireland en voor eenzelfde bedrag aan advertentiekosten geboekt. Ook hebben we €59,95 op verwerving binnen EU geboekt, maar deze gelijk weer afgetrokken als voorheffing.
Druk nu op “F6 opslaan” om de boekingen naar het grootboek door te boeken. Onze proefbalans ziet er nu zo uit;
Begroting
Voer een begroting in (per periode) om in overzichten een vergelijking te kunnen zien van het resultaat met uw begroting. U kunt deze begroting zien in
Rapporten->Grootboek->Balans Rapporten->Grootboek->Saldi balans Rapporten->Grootboek->Winst verlies
Contact
Uw contact personen kunt u hier zoeken aanmaken of afdrukken.
Verwijderen
Contact
Hier kunt u contact personen verwijderen(zelfde scherm als contact personen).
Rapporten
Documenten
Hier kunt u documenten verwijderen die u niet meer nodig heeft of die per ongeluk zijn aangemaakt.
Herhaalde invoer
Herhaalde journaal invoer kunt hier invoeren zodat u het in een journaal kunt importeren (f9 repeterende transacties). Hiermee kunt u vaste posten makkelijk verwerken in een administratie.
Repeterende facturen
Facturen opnieuw aanmaken kunt u met dit scherm makkelijk doen. Kijk ook bij de agenda voor de echte repeterende facturen functionaliteiten. Hier krijgt u ook een herindering als u weer moet factureren.
Artikelen
Bij artikelen kunt u de vooraad invoeren bewerken of inlezen.
Zoekscherm
Standaard bevat het zoekscherm in versie 1.0.2.16 de volgende velden.
1 STOCKENTRY STOCK.SSTOCKCODE 652 10 15 100 15 S 15 E [null] 2 STOCKENTRY STOCK.SDESCRIPTION 178 115 15 150 15 S 35 B [null] 3 STOCKENTRY STOCK.SEXTRADESC 2919 270 15 200 15 S 35 B [null] 4 STOCKENTRY STOCK.WREPORTINGGROUP1ID 1323 10 60 200 200 IC 15 [null] [...] 5 STOCKENTRY STOCK.WREPORTINGGROUP2ID 1325 210 60 200 200 IC 15 [null] [...] 6 STOCKENTRY STOCK.WSUPPLIER1ID 30 10 275 150 15 OC 35 [null]
Om additionele zoekmogelijkheden te hebben kan je records toevoegen bv
insert into OSF_SEARCH_FIELDS values (7,'STOCKENTRY','STOCK.FQTYONHAND',2052,210,275,100,15,'F',10,null,null)
Dit voegt de hoeveelheid toe. Je moet wel je administratie sluiten en heropenen om de wijzigingen te kunnen zien.
Geavanceerd
Als u op de knop geavanceerd drukt heeft u daar de optie om een bestand in te lezen.(Tab delimited is aan te bevelen) Deze heeft het zelfde formaat als het bestand dat u kunt maken met de knop Export. Elk gekozen artikelen in het bovenste venster worden dan geexporteerd.
Het voordeel van deze manier van inlezen is dat deze ook bestaande records bewerkt (Extra-.Import doet dat niet).
Bij importeren in Excel moet u met de volgende dingen rekening houden. Het decimaal teken moet op . staan zodat de bedragen goed worden geimpiorteerd in Excel.
Bij de import (als u handmatig de file vanuit excel open maakt) kunt u aangeven wat voor soort waarde er in een kolom staat. als u b.v. een artikel heeft 0001 dan ziet excel deze, als u geen tekst aangeeft, als 1, en zo exporteerd hij deze dan ook weer. Zorg dus dat u bij SStockCode SBarcode en eventueel SDescription Tekst heeft staan.
Onderdeel Artikelen.
Aanmaken artikel / samenhang met vaste grootboekrekening nummers zoals BTW als met
variabele door zelf toe te kennen zoals 'Omzet- en voorraad Grootboekrekening nummers.
Invullen van de artikel-velden t.b.v. de database.
1) Artikel aanmaken.
Dit bestaat uit het aanmaken van een concreet artikel dat wordt aangekocht
bij een leverancier en in opslag wordt gelegd en na bewerking als halffabrikaat ofwel
product ter verkoop aan je klanten wordt aangeboden.
Daarnaast kan het zijn dat je ook diensten verleend zoals 'Reparatie -
verhuur etc.' dit gaat dan veelal op uurbasis, ook dit is een artikel.
Voor beide is het handig om op je verkoop offerte en verkoop factuur de
artikelen te vermelden zonder dat je alles continue moet her typen, je
hoeft ze alleen maar op te zoeken.
Dit geldt ook voor de inkopen via inkoop-orders naar je leveranciers toe.
Voor beide is de aanmaak van de artikel gegevens grotendeels gelijk.
De aanmaak starten we via de Menubalk bij: Bewerken -> Artikelen.
Er openen nu 2 schermen als onderstaand, beiden heten Voorraad-artikel.
Kleine scherm is niet direct nodig kun je sluiten via 'Escape' ofwel weg klikken.
Het grote scherm is ingedeeld in 5 blokken zijnde Voorraad – Verkoopprijzen excl. Btw – Btw – Rapporten - Grootboek.
De diverse openstaande velden vragen om bepaalde vaste gegevens resp. variabele gegevens.
Blok – Voorraad:
Voorraad code: Hier mag u een eigen artikel code toekennen. Deze codering moet u vooraf
wel goed overwegen zodat er bijv. al een goede sortering mogelijk is bij de rapportage.
Omschrijving : Hier vermeldt u de naam die bij de voorraad code past.
Barcode : Laat deze blank tenzij u er mee werkt.
Extra omschrijving: Hier kunt meer omschrijving vermelden.
Type : Kies uit de gegeven mogelijkheden. Veelal standaard (Default)
Deze werkt op inkoop als voor verkoop. (Zie bij Blok - BTW.)
De types Zonder voorraad werken geen voorraad aantallen bij zodat deze
voor pure grootboek transacties gebruikt kunnen worden.
De artikelen inkoop ziet u niet bij een verkoop in de artikel lijst en
anders om.
Bestelniveau : Vermeld het aantal dat u minimaal kan/wil bijbestellen.
Artikelgrootte : Kies uit de gegeven eenheid mogelijkheden.
Toevoegen eenheid is via Instellingen -> Administratie ->
Voorraadinformatie -> Naam geven --> Toevoegen.
Inactief : Blank laten. We willen actief werken met het artikel.
Blok – Verkoopprijzen excl. Btw.
Verkoopprijs 1 : Geef deze prijs,indien bekend excl. Btw in, in beide kolommen. Verkoopprijs 2 : Geef deze prijs,indien bekend excl. Btw in, in beide kolommen. Verkoopprijs 3 : Geef deze prijs,indien bekend excl. Btw in, in beide kolommen.
Blok – BTW.
Voorheffing BTW : Bepaal het Btw % van het inkoop artikel en zoek de bijbehorende
grootboekrekening op via klik op het vergrootglas.
Voor 19% is dit gb. 1255-000 19% Voorheffing Btw.
Af te dragen BTW : Bepaal het Btw % van het verkoop artikel en zoek de bijbehorende
grootboekrekening op via klik op het vergrootglas.
Voor 19% is dit gb. 1260-000 19% Af te dragen Btw.
Als u nu kijkt bij het Blok – Verkoopprijzen, ziet u dat de bedragen
in de kolom 'Incl. bedrag verhoogd zijn met de Btw percentages.
Als u bij type niet standaard heeft vermeld maar Inkoop resp. Verkoop
zult u slechts 1 BTW veld kunnen invullen. Een veld blijft grijs dus
niet aan te passen. Dus alleen Inkoop ofwel Verkoop.
U ziet bij het Blokken – BTW en Grootboek veranderingen plaatsvinden.
Als u bijv. kiest voor Inkoop, wat veelal het geval zal zijn,
ziet u bij blok BTW, Af te dragen BTW het vooraf vastgestelde BTW nr.
voor Af te dragen BTW ingevuld worden.
Veld Voorheffing BTW moet u zelf invullen.
Blok – Rapporten.
Rekening-groep 1 : Hier kunt u een keuze maken via klik op de 3 stippen.
De tabel hiervoor moet wel gevuld zijn.
Toevoegen in Rekening-groep 1 is via Instellingen -> Administratie ->
Groepen -> Klik op: Voorraad -> Groep1 -> Hoofdgroep -> Nieuw -> Naam
geven --> Ok. U ziet de naam in de lijst er bij staan.
Rekening-groep 2 : Hier kunt u een keuze maken via klik op de 3 stippen.
De tabel hiervoor moet wel gevuld zijn.
Toevoegen in Rekening-groep 1 is via Instellingen -> Administratie ->
Groepen -> Klik op: Voorraad -> Groep2 -> Hoofdgroep -> Nieuw -> Naam
geven --> Ok. U ziet de naam in de lijst er bij staan.
Blok – Grootboek.
Opbrengst verkopen : Hier kunt u een keuze maken via klik op vergrootglas.
U bent vrij om de verkoop te boeken op iedere grootboekrekening
die u wilt. Controle technisch is het beter om alle verkopen
te boeken op één grootboekrekening per % Btw.
Default = 8020-000 voor 19%, 8010-000 voor 6% en 8000-000 voor 0%.
N.B.: Indien het veld Type niet op standaard staat maar op inkoop dan is er
geen Opbrengst verkoop.
Kostprijs verkopen : Hier kunt u een keuze maken via klik op vergrootglas.
U bent vrij om de kostprijs verkopen te boeken op iedere
grootboekrekening die u wilt. Controle technisch is het beter om alle
verkopen te boeken op één kostprijs grootboekrekening per % Btw.
Default = 7020-000 voor 19%, 7010-000 voor 6% en 7000-000 voor 0%.
N.B.:
Indien het veld Type niet op standaard staat maar op Verkoop dan is er
geen kostprijsverkoop.
Indien het veld Type niet op standaard staat maar op inkoop dan is er
geen kostprijsverkoop.
De gegevens zijn dan direct in het grootboek verwerkt (kosten).
Voorraadcontrole : Hier kunt u een keuze maken via klik op vergrootglas.
U zoekt hier de grootboekrekening waarop de betreffende voorraden
worden geboekt. Deze staan veelal in de rubriek 3 zijnde voorraden.
Emballage, grondstoffen, technische goederen etc.
Aparte grootboekrekening voor iedere groep ter controle.
Gemiddelde kosten : Dit veld is hier grijs, niet in te vullen.
Totale kosten : Dit veld is hier grijs, niet in te vullen.
Laatste prijs : Dit veld laten we blank.
Aantal in magazijn : Dit veld is hier grijs, niet in te vullen.
Laatste factuur : Dit veld is hier grijs, niet in te vullen.
Toepassing factuurkorting: Dit veld is afhankelijk of er korting wordt gegeven.
Nu blank laten. Tenzij al van toepassing is.
Voorraadinformatie
Verkoopprijsomschrijving
Kostprijs verkopen
Gebruik de kostprijs van verkopen als u voorraad waarde actueel wilt houden. U moet dan wel de disipline opbrengen om eerst in te kopen en dan pas te verkopen. Hierdoor meet het systeem de waarde van uw voorraad en kan dit tegen de kosten van verkoop rekening boeken. (voorraad aan kosten van verkoop). Doordat u bij het inkopen uw voorrraad op de balans rekening voorraad zet en u deze optie gebruikt worden boekingen voor de kosten van verkoop aan gemaak.
Voorbeeld
Inkoop vooraad rekening 100 Inkoop BTW 19% 19 Inkoop crediteur - 119
Verkopen
Verkoop 19% -200 Verkoop BTW 19% -38 Verkopen debiteur 238
Inkoop vooraad rekening -100 Kosten van verkoop 100
De kosten van verkoop en Verkoop rekening zijn winst verlies rekeningen.
U heeft nu een goed beeld van wat u nu winst heeft gemaak. Doordat u als u artikelen inkoopt niet verlies maakt maar eigenlijk geld voor goederen omwisselt. De zaak hierbij is natuurlijk ook dat u regelmatig een controle doet.
De rapporten hiervoor zijn rapporten->Voorraad->Voorraad artikel lijst.
Vinkt u hierbij de optie vorraad waarde aan. Als u alle artikelen heeft gekozen zal het rapport een totaal laten zien (val elk artikel de aantal X gemiddelde prijs). deze moet overeen komen met het totaal dat op uw grootboek rekening(en) voorraad staat.
Als dit niet gelijk is zult u het bedrag moeten afboeken tegen de kosten van verkoop rekening.
Geen backorder
Als dit aangevinkt is, heeft u de kolom besteld niet in een factuur. Deze kolom wordt gebruikt om iets in backorder te zetten. (niet aanwezig maar wel besteld). Als u hierna een nieuwe factuur maakt voor de klant zal het systeem een melding geven of u dit wilt toevoegen aan het huidige document.
Geen negatieve voorraad
Staat de verkoop van een negative voorraad niet toe. Als u met kosten van verkoop werkt is het erg belangrijk dat u eerst inkoopt voor dat u verkoopt. Met deze optie kun u niet verkopen wat u niet op voorraad heeft (volgens het systeem). Daardoor heeft u minder kans op fouten door verwerking van verkoop voor de verwerking van inkoop. Het effect van zo.n boeking is dat het kosten van verkoop bedrag niet bekend is bij het afboeken en dat u daarna wel de inkoop op de voorraad rekening afboekt. Hierdoor staat er nog een waarde op de voorraad rekening en is er geen kosten van verkoop boeking gedaan.
Geen print vraag
Bij afsluiten van het detail scherm van een document krijg u niet meer de vraag "afdrukken ?"
Controleer referentie reeds gebruikt
Het veld referentie in een document (links boven) wordt meestal gebruikt om een externe referentie (van b.v. een leverancier) in te voeren. Om dubbele invoer te voorkomen kan er worden gecontroleerd of deze referentie reeds voorkomt (als dit zo is krijgt u een melding).
Kan geen artikelen aanmaken
Als u last heeft bij het zoeken van artikelen dat u de vraag krijgt "wilt u dit arikel aanmaken?" dan kunt u dat hier uitzetten.
Rapporten
Tips
Om de crediteuren te koppelen waar u al eens artikelen van gekocht heeft kunt u deze sql gebruiken.
Update Stock X set WSupplier1id = (select max(a.WAccountid) from DOCHEAD a join docline b on a.wdocid = b.wdocid where a.WTypeid in(12,13,15) and b.WStockid=x.WStockid group by b.WStockid) where (x.WSupplier1id is null or x.WSupplier1id=0)
Dit zal de bestaande inkoop documenten bekijken om aan de gekochten artikelen de juiste crediteur te hangen.
Invoer
Voorraad aanpassen
BTW
Rapporten
Grootboek
Laatste gegevens
Journaalinvoer
Journalen zijn het raam naar de grootboeken. Zij zorgen er voor dat u lekker kunt invoeren en als u klaar bent dan wordt deze invoer gecontroleerd en doorgeboekt.
Een journaal kan door balans regels aan te maken te verplichte tegen boekingen in het systeem voor u maken. Boekhoudkundig moet u b.v. invoeren
mr Jansen debit 119 Omzet 100 BTW19% 19
In osF geeft u de debiteur aan de omzet rekening en de btw en dan alleen maar het bedrag (wel eventueel inclusief of exclusief) Dan maakt osF deze balans regels voor u.
Als er een standaard tegen rekening wordt gekozen dan hoeft u b.v. niet de omzet rekening aan te geven (b.v. als deze altijd omzet 19% is). Hierdoor kunt u sneller boeken.
Ook is het mogelijk een export naar/import van een tab delimited file te doen zodat u de boekingen kunt bewerken in b.v. openoffice.
Er zijn ook manieren om standaard journaal invoer te doen en deze dan per periode opnieuw te laten boeken. Kijk u maar eens naar de verschillende opties in een journaal onder f9.
Als je de verwijzing (b.v. het nummer van het brondocument) bij het automatisch aanmaken van de tegenboeking hetzelfde wilt laten zijn dan bij de boeking, dus hetzelfde nummer/aanduiding, dan kan je dat instellen bij 'Instellingen / Voorkeuren / Data Parameters en dan het keuzevakje 'Contra referentie' aanvinken.
Instellingen
Standaard tab
Tegenrekening De standaard tegen rekening die gebruikt wordt voor de tegen boeking. Bij een kas bank kunt u deze niet aanpassen dit is altijd de kas of bank rekening.
Verhoging verwijzingsnummer
Verhoog het nummer bij verwijzing automatisch.
(u gebruik mischien een ordner om uw documenten in te bewaren als u deze nummert en de nummering hiervan gebruikt voor dit veld kunt u snel uw gegevens vinden).
Omdraaien tegenrekening
- Reverse logica op het rekening veld. voor hele speciale boekingen. Gebruik normaal een bank journaal als de logica voor de btw op de tegen rekening moet werken i.p.v. de gekoze rekening.
Geen BTW
De btw kolom wordt verborgen zodat deze niet geselecteerd kan worden.
Tegenrekening in één bedrag
Alle tegen boekingen in een bedrag (wel per btw code uitgesplits).
Inclusief mode Alle boekingen worden standaard op inclusief gezet.
Details herhalen
Herhaal de meeste details van de vorige regel zodat u deze niet hoef in te tikken.
Bedrag invoer
Wilt u alleen debet of credit bedragen invoerne (bij b.v. een inkoop creadit en een verkoop journaal debet)
Geavanceerde tab
Altijd balans Als u voor opslaan kiest zal het journaal automatisch balans boekingen aanmaken. Als u b.v. een correctie op deze balans boekingen wilt doen zult u deze uit moeten zetten.
Documenten
De documenten worden gebruikt om facturen gerelateerd aan voorraadartikelen te boeken (inkoop en verkoop). Voorraden, voorraadrekening, kosten van verkoop etc. worden hiermee automatisch bijgehouden. Ook uren kunnen hiermee eenvoudig gefactureerd worden.
Documenten zijn een manier om uw grootboeken te vullen en daarbij voorraad administratie te voeren. Ook als u geen echte voorraad heeft is het gebruik van documenten makkelijker dan het rechtstreeks invoeren in een journaal.
De invoer van de verschillende documenten moet positief zijn. Bij een negatief aantal zullen de boekingen omgedraait worden.
Bestellingen en offertes zijn speciale documenten en voor alle andere documenten geld dat, pas na verweking, openstaande posten worden gemaakt, aantallen worden bijgewerkt en omzet wordt geboekt.
Bestellingen
Dit type document zegt niets in het financiele systeem en is puur om als in bestelling overzicht te hebben. Je kan dit converteren door shift + [F3] in te toetsen in het hoofdmenu of door rechtermuisklik op het documenten invoerscherm en dan de juiste optie te kiezen.
Inkopen
Met dit document kunt u artikelen of diensten kopen bij een leverancier. De gekochten producten worden bij uw voorraad geteld en de kost prijs van een artikel wordt berekend (voorraad wordt verhoogt).
Voor leveranciersfacturen voor algemene zaken zoals b.v. telefoonkosten, huurpenningen, etc is het journaal bedoeld.
Indien u geen voorraad artikelen heeft/verkoopt, kunt u overwegen om de documenten functionaliteit te misbruiken. Maak dan van elke grootboekrekening OOK een artikel in het artikelbestand. Het artikel linkt u vervolgens weer aan het grootboeknummer in het artikeldetailscherm waarmee u vervolgens de documentenfunctionaltieit kunt gebruiken om journaalposten te boeken.
Retourzending
Als u iets moet terug zenden naar uw leverancier kunt u dat met dit type document doen. (voorraad wordt verlaagt)
Offertes
Dit type document zegt niets in het financiele systeem en is puur om als op uitstaande offertes een overzicht te hebben. Dit document kan worden geconverteerd naar een factuur. Je kan dit converteren door shift + [F3] in te toetsen in het hoofdmenu of door rechtermuisklik op het documenten invoerscherm en dan de juiste optie te kiezen.
Facturen
Facturen zijn de rekeningen die u gaat sturen naar uw klanten. (voorraad wordt verlaagt)
Creditnota
Als u klant iets terug brengt of u heeft de kant te veel gefactureerd, dan kunt u dat met dit document corrigeren. (voorraad wordt verhoogt)
Invoer
Afleverbonnen afdrukken
Kassafacturen
Hiermee start u de kassa modulen op.
Een kassa systeem maakt het mogelijk een volledige kassa te maken van uw computer. U kunt verschillende randapparatuur er aan hangen om een volledig kassa systeem te hebben waaronder.
- Kassa lade
- Display paaltje
- Weegschaal
- Barcode scanner
- Bonnen printer
Het systeem zorgt er voor dat de openstaande posten (Factuur of kassa bon) wordt tegengeboekt op kas (bij kas ontvangsten) of pin rekening (bij pin transacties) ook kunt u op rekening boeken zodat uw vaste klanten later de rekening kunnen betalen (Dan is er dus alleen een factuur).
Bij de kassa module moet u de dag afsluiten zodat het systeem alle gegevens verwerkt. Hierdoor wordt de voorraad bijgewerkt en zal de omzet en betalingen worden door geboekt in het financiele systeem.
Door het gebruik van de kassa module kunt je makkelijk contanten betalingen afwerken en daarmee je financiele boekhouding gelijk bijwerken.
Bevestig
Bevestig offertes en bestellingen zodat dit facturen of inkoop documenten worden. U kunt dit ook vanuit het documenten invoer scherm doen door op uw rechter muisknop op een document te klikken.
Afdrukken
Vanuit deze lijst kunt u snel bulk afdrukken.
Afletteren koppeling
Afletteren is eigenlijk ‘afvinken’ van bij elkaar horende mutaties op een grootboekrekening. Twee mutaties op een rekening kruisposten kunnen tegen elkaar worden weggestreept (afgeletterd), als de boeking volledig is en geen effect meer heeft op het saldo van de grootboekrekening kruisposten. Hij is dan een keer debet en credit geboekt. In de papieren boekhouding werd bij beide mutaties op de rekening kruisposten een letter gezet om aan te geven dat die posten bij elkaar hoorden. Op deze manier is een onderbouwing van het saldo op deze rekening te geven.
Kas/Bankboek
Met behulp van de Plug-in Bankimport worden de mutaties op een bankrekening automatisch ingeladen in osFinancials en weggezet in een journaal. Bij het aanmaken van de grootboekrekeningen zijn de kas-, bank-, en girorekeningen reeds gekoppeld aan respectievelijk het kas-, bank-, en giroboek via Bewerken – Rekeningen – Kas/Bankrekening in het veld Betalingen/Ontvangsten.
Vervolgens kunnen alle ontvangsten en uitgaven worden ingevoerd op de grootboekrekeningen. Debiteurenontvangsten en crediteurenbetalingen kunnen worden gekoppeld met behulp van de bankrekeningnummers. als u met u rechtermuis knop na het eerts koppelen kiest voor koppel bankrekening zal osFinancials zal deze koppelingen vasthouden zodat bij volgende ontvangsten en uitgaven de koppeling naar de debiteuren- crediteuren en grootboekrekeningen automatisch koppelen.
Indien u geen gebruik maakt van de Plug-in kunt u dit scherm ook gebruiken.
Voer het laatste saldo van het te verwerken bankdagafschrift in dan zal osFinancials op het Journaalinvoer [Bankboek] scherm de volgende informatie verstrekken:
Saldo grootboekrekening Saldo bankafschrift Verschil
Tijdens het inboeken van de mutaties zal het verschil continu worden bijgewerkt. Nadat alle mutaties zijn verwerkt dient dit verschil nihil te zijn. Hiermede kunt u controleren dat alle mutaties van het dagafschrift zijn verwerkt. Uiteraard kunt u in dit geval ook gebruik blijven maken van het “gewone” invoerscherm via Invoer – Journaalinvoer – Bankboek; echter dan heeft u niet bovengenoemde controlemogelijkheid.
Grootboek bijwerken
Alle financiële invoer in osfinancials moet verwerkt worden. Uw journaal invoer of documenten kan u vanuit dit scherm verwerken. Bij een handelsorganisatie is het belangrijk eerst de inkoop te verwerken voor u de verkoop verwerkt. Hierdoor weet het systeem uw inkoopprijzen zodat de juiste kosten van verkoop boekingen gemaakt kunnen worden. (zie ook Instellingen->Administratie->voorraadinformatie)
Kalender
Met de kalender kun je een hoop extra taken verichten zoals het maken van afspraken met u klanten en het aanmaken van herhaalde facturen.
Je kunt de kalender standaard laten opstarten als je de optie toon kalender in Instellen->Voorkeuren->Data parameters aan vinkt. Hierdoor krijgt je automatisch herinneringen voor afspraken als je osFinancials opstart.
Voor het klaarzetten van herhaalde facturen moet u de volgende stappen doen.
- 1 Als je een grote groep debiteuren wilt factureren dan kunt je deze debiteuren in de zelfde groep (groep 1) indelen. Hierdoor kunt je in bulk een offerte aan meerdere debiteuren factureren.
- 2 maak een offerte (Bij 1 persoon mag het ook een oude factuur zijn).
- 3 Maak een afspraak in de kalender en zet het type op herhaalde factuur.
- 4 Sla nu eerst de afspraak op en open deze weer.
- 5 Nu heeft u een tabblad erbij waar u de aan te maken facturen in kunt voeren.
- 6 Door een groep te kiezen of een debiteur kunt u deze klaar zetten voor het factuur process.
- 7 Met de knoppen verwerke geselecteerde (alleen de gekozen regel) of Verwerk alle kunt u de facturen maken.
In het planning tabblad kun u door b.v. de datum in te stellen op 1-1-2007 en de herhaalde afspraak op maandelijks (per dag) elke maand een herindering krijgen voor deze actie. Als je dan het in het herhaalde factuur de facturen maakt kunt je daarna gelijk door om het af te drukken en eventueel te mailen.
Rapporten
In de laatste beta's van 2.0.1 lopen nog niet alle rapporten zonder fouten. Op deze Beta Rapporten pagina is een overzicht.
Journaalinvoer
Crediteur
Ouderdomsanalyse
De ouderdomsanalyse bij Crediteuren stelt u in staat uw openstaande posten bij uw crediteuren te bekijken. U kunt hier opgeven vanaf welke datum (bovenste datum box) de ouderdom moet zijn. De andere datums zijn voor het sturen van de verschillende periodes.
Met afletteren kijkt hij alleen naar de openstaande bedragen waardoor de ouderdom exact berekend kan worden.
Vergeet niet de van tot rekening goed in te stellen. Kies bij het selecteren van een rekening voor de code als sortering om de juiste van/tot rekening code te selecteren. U kunt ook het vinkje Toon alles aan vinken
- Toon rekeningdetails : Het tonen van telefoon nummer en de contact naam van deze crediteur.
- Toon transacties : Details van de transacties(anders totaal).
- Gebruik afletteren : Als u goed aflettert kloppen de totalen per periode beter dan bij geen afletteren maar met afletteren kunt u geen historische posten zien.
Lijsten
Etiketten afdrukken
Betalingsadvies
Subgrootboekrekening
A.h.v. dit rapport kan u listings genereren van alle openstaande fakturen, en (niet afgeletterde) betalingen.
U kan sorteren op naam of code (default), als ook filteren op crediteur, periodes, rapportagegroepen e.d.
Contactlijst
Debiteur
Ouderdomsanalyse
De ouderdoms analyse stelt u in staat de openstaande posten van uw debiteuren te bekijken. U kunt hier opgeven vanaf welke datum (bovenste datum box) de ouderdom moet zijn. De andere datums zijn voor het sturen van de verschillende periodes.
Met afletteren kijk hij alleen naar de openstaande bedragen waardoor de ouderdom exact berekend kan worden.
Vergeet niet de van tot rekening goed in te stellen. Kies bij het selecteren van een rekening voor de code als sortering om de juiste van/tot rekening code te selecteren. U kunt ook het vinkje Toon alles aan vinken
- Toon rekeningdetails : Het tonen van telefoon nummer en de contact naam van deze debiteur.
- Toon transacties : Details van de transacties(anders totaal).
- Gebruik afletteren : Als u goed afletterd kloppen de totalen per periode beter dan bij geen afletteren maar met afletteren kunt u geen historische posten zien.
Lijsten
Etiketten afdrukken
Rekeningoverzicht
Subgrootboekrekening
Grootboek
Begroting
Het overzicht van de ingevoerde begroting bij Bewerk->Begroting.
Rekeningschema
Het ingevoerde rekening schema ter controle. Rekeningen met een * zijn winst verlies rekeningen.
Kasstroomoverzicht
Grootboekrekening
Detail overzicht van de grootboek kaart met cummalatief mee lopende totaal. Voor de debiteuren en crediteuren rekening moet u naar de rapporten->debiteuren->grootboeken gaan.