Inhoud 1 Inleiding 1.1 Registratie 2 Het osFinancials menu 2.1 Bestand 2.1.1 Administratie openen 2.1.2 Administratie aanmaken 2.1.2.1 Administratie kopiëren 2.1.2.2 Hulp bij het aanmaken van een administratie 2.1.2.3 Uw eigen administratie aanpassen (Geavanceerd) 2.1.2.4 Converteren van TurboCASH 3 naar osFinancials 2.1.2.5 Converteren van TurboCASH 4 naar osFinancials 2.1.2.6 Verbinden op afstand met een Database 2.1.3 Sluit administratie 2.1.4 Administratie verwijderen 2.1.5 Opslaan als 2.1.6 Backup / Herstel administratie 2.1.6.1 Backup 2.1.6.2 Herstel 2.1.6.3 Backup in flame robin 2.1.7 Taal wijzigen 2.1.8 osFinancials afsluiten 2.2 Bewerken 2.2.1 Rekeningen 2.2.1.1 Kas/Bankrekening 2.2.1.1.1 Het toevoegen van een dagboek zoals Kas/Bank/Giro rekening of extra kasboek 2.2.1.1.2 Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2 2.2.1.1.3 Betalingen/Ontvangsten 2.2.2 Crediteur 2.2.2.1 Algemene informatie 2.2.2.2 Afleveradres 2.2.2.3 Rekeninginformatie 2.2.2.4 Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2 2.2.2.5 Contacten 2.2.2.6 Afspraak 2.2.2.7 Documenten 2.2.2.8 Transacties 2.2.2.9 Bankaccounts 2.2.3 Debiteur 2.2.3.1 Algemene informatie 2.2.3.2 Afleveradres 2.2.3.3 Rekeninginformatie 2.2.3.4 Contacten 2.2.3.5 Afspraak 2.2.3.6 Documenten 2.2.3.7 Transacties 2.2.3.8 Bankaccounts 2.2.4 Grootboek 2.2.4.1 Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2 2.2.4.2 Invoeren van een nieuwe grootboekrekening 2.2.4.3 Zoeken van een rekeningnummer 2.2.4.4 Verwijderen van een rekeningnummer 2.2.4.5 BTW-rekening 2.2.4.5.1 Buitenlandse inkopen 2.2.5 Contact 2.2.6 Verwijderen 2.2.6.1 Contact 2.2.6.2 Rapporten 2.2.6.3 Documenten 2.2.7 Herhaalde invoer 2.2.8 Repeterende facturen 2.2.9 Artikelen 2.2.9.1 Zoekscherm 2.2.9.2 Geavanceerd 2.2.9.3 Onderdeel Artikelen 2.2.9.4 Voorraadinformatie 2.2.9.5 Verkoopprijsomschrijving 2.2.9.6 Kostprijs verkopen 2.2.9.7 Geen backorder 2.2.9.8 Geen negatieve voorraad 2.2.9.9 Geen print vraag 2.2.9.10 Controleer referentie reeds gebruikt 2.2.9.11 Kan geen artikelen aanmaken 2.2.10 Rapporten 2.2.11 Tips 2.3 Invoer 2.3.1 Voorraad aanpassen 2.3.1.1 BTW 2.3.1.2 Rapporten 2.3.1.3 Grootboek 2.3.1.4 Laatste gegevens 2.3.2 Journaalinvoer 2.3.2.1 Instellingen 2.3.2.1.1 Standaard tab 2.3.2.1.2 Geavanceerde tab 2.3.3 Documenten 2.3.3.1 Bestellingen 2.3.3.2 Inkopen 2.3.3.3 Retourzending 2.3.3.4 Offertes 2.3.3.5 Facturen 2.3.3.6 Creditnota 2.3.3.7 Invoer 2.3.3.8 Afleverbonnen afdrukken 2.3.3.9 Kassafacturen 2.3.3.10 Bevestig 2.3.3.11 Afdrukken 2.3.4 Afletteren koppeling 2.3.5 Kas/Bankboek 2.3.6 Grootboek bijwerken 2.3.7 Kalender 2.4 Rapporten 2.4.1 Journaalinvoer 2.4.2 Crediteur 2.4.2.1 Ouderdomsanalyse 2.4.2.2 Lijsten 2.4.2.3 Etiketten afdrukken 2.4.2.4 Betalingsadvies 2.4.2.5 Subgrootboekrekening 2.4.3 Contactlijst 2.4.4 Debiteur 2.4.4.1 Ouderdomsanalyse 2.4.4.2 Lijsten 2.4.4.3 Etiketten afdrukken 2.4.4.4 Rekeningoverzicht 2.4.4.5 Subgrootboekrekening 2.4.5 Grootboek 2.4.5.1 Begroting 2.4.5.2 Rekeningschema 2.4.5.3 Kasstroomoverzicht 2.4.5.4 Grootboekrekening 2.4.5.5 Vergelijking 2.4.5.6 Saldibalans 2.4.5.7 Winst- en verliesrekening 2.4.5.8 Balans 2.4.6 Kas/Bankboek 2.4.7 Documentenlijst 2.4.8 Voorraad 2.4.8.1 Activiteit 2.4.8.2 Openstaande bestellingenlijst 2.4.8.3 Vergelijkingstotaal 2.4.8.4 Etiketten afdrukken 2.4.8.5 Rapport herbestellen 2.4.8.6 Voorraad Artikellijst 2.4.9 Verkoopanalyse 2.4.9.1 Verkopen 2.4.9.2 Verkoper 2.4.9.3 Producten 2.4.9.4 Klanten 2.4.10 Kassaverkoop 2.4.11 Inkoopanalyse 2.4.11.1 Inkopen per leverancier 2.4.11.2 Inkopen per product 2.4.12 BTW 2.4.13 Rapporten 2.4.14 Reportman reports 2.4.14.1 Grafieken 2.5 Instellingen 2.5.1 Voorkeuren 2.5.1.1 Backupmap 2.5.1.2 Drukletters 2.5.1.3 Kleuren 2.5.1.4 Data parameters 2.5.1.5 Definieer etiketten 2.5.1.6 Printer 2.5.1.7 Thema 2.5.2 Administratie 2.5.2.1 Toegangsbeheer 2.5.2.2 Journaaltype 2.5.2.3 Bedrijfsinformatie 2.5.2.4 Documenten 2.5.2.5 Groepen 2.5.2.6 Financiële categorieën 2.5.2.7 Internet 2.5.2.8 Kassaverkoop 2.5.2.9 Verslagdata 2.5.2.10 Verkoper 2.5.2.11 Rekeningoverzicht 2.5.2.12 Voorraadinformatie 2.5.2.13 Oude of verplaatste opties hieronder 2.5.2.14 Modus 2.5.2.15 Koppel aan verkoper 2.6 Extra 2.6.1 Rekenmachine 2.6.2 Algemene processen 2.6.2.1 Schonen/Terugstellen 2.6.2.2 Open nieuw boekjaar 2.6.2.3 Ongedaan maken verwerkte journaalinvoer 2.6.2.4 Copieer van een administratie 2.6.3 Zoek 2.6.4 Rapport ontwerpen 2.6.4.1 Een factuur of declaratielayout aanpassen 2.6.5 T-rekening viewer 2.6.6 Uitvoer 2.6.7 Invoer 2.6.8 Data Integriteitscontrole 2.6.9 Script Engine 2.6.10 Taalinstellingen 2.6.11 Genereer reportman mappen 2.6.12 Plugins 2.6.12.1 DocumentImport 2.6.12.2 ExportForWebsites 2.6.12.3 ExportImport 2.6.12.4 FreeFields 2.6.12.5 Handytools 2.6.12.6 MultiMedia 2.6.12.7 MultiUserAgenda 2.6.12.8 OBAangifte 2.6.12.9 Parcel 2.6.12.10 PriceAgreement 2.6.12.11 Remittance 2.6.12.12 Activa 2.6.13 Reportman 2.7 Help 2.7.1 Help 2.7.2 Over osFinancials 2.7.3 Ondersteuning 2.7.4 Toon Welkomscherm 2.7.5 Online Registratie 2.7.6 Forum 2.7.7 Bug report (SourceForge) 3 Wat zijn nu de belangrijkste parameters voor mijn administratie 3.1 Type Administratie 3.1.1 Documenten Methode 3.1.2 Journaal Methode 3.2 Aanmaken Administratie 3.3 Controleren Rekeningschema 3.4 Invoeren BTW-rekening 3.5 Controle Dataparameters 3.6 Journaaltype 3.7 Documenten 4 Sneltoetsen overzicht 4.1 Functietoetsen in het Hoofdprogramma 4.2 Functietoetsen op de Journaal invoerschermen 4.3 Functietoetsen op de Document invoerschermen 4.4 Shift toets in combinatie met functietoetsen 4.5 Alt toets in combinatie met functietoetsen 4.6 Ctrl toets in combinatie met functietoetsen 4.7 Ctrl toets in combinatie met alfabetische tekenstoetsen 4.8 Ctrl en Alt toetsen in combinatie met alfabetische tekenstoetsen 5 Boekingsvoorbeelden 5.1 Opzetten van de eigen administratie 5.2 Giro- en bankrekening 5.3 Bestelling naar inkoop omzetten 5.4 Inkoop 5.5 Retourinkopen 5.6 Offerte naar verkoop omzetten 5.7 Afschrijven 5.8 Verkopen 5.9 Creditnota's 5.10 Declaraties 5.11 BTW periode afsluiting 5.12 Jaarafsluiting 5.13 Opnieuw beginnen

Inleiding

Deze wikihandleiding voor osFinancials mag door iedereen worden aangevuld. (wel ff registreren)

Elke aanvulling, hoe klein dan ook, wordt door de gebruikers enorm gewaardeerd. Je bent hierbij dan ook van harte uitgenodigd, een positieve en vooral correcte bijdrage te leveren aan deze handleiding!

Let wel: Wat voor de één vanzelfsprekend is, kan voor de ander totale abracadabra zijn. Wees dus niet zuinig met je uitleg. Hou je verhaal echter wel kort en bondig.

Help je mede-ondernemers een stapje verder.

Bedankt voor je bijdrage!

Er is ook een officiële (betaalde) volledige handleiding verkrijgbaar. Deze is geschreven door onze ontwikkelaars zelf dus bevat de hoogste correctheid van gebruik van de functies in osF. Kijk hiervoor in de osFshop bij de handleidingen

Registratie

Waarom moet ik mijzelf registreren?

De software welke wij leveren is vrij en volledig functioneel voor iedereen zonder te registreren! Desalniettemin hebben we een registratieverzoek ingebouwd tijdens het starten van de applicatie.

osFinancials ontwikkelt de software gebaseerd op uw behoeften.

1. wij moeten de mogelijkheid hebben om met u in contact te treden op het moment dat we veranderingen in de software maken waarvan u op de hoogte moet zijn. (b.v. bij BTW-instellingen door wetswijzigingen)

2. om met u in contact te komen indien wij vragen hebben over specifieke functionaliteiten waar u mogelijk toegevoegde waarde kunt bieden (b.v. bij landspecifieke vragen)

3. om te weten hoe onze gebruikersbasis is opgebouwd, om de belangrijkste onderwerpen voor onze roadmap te bepalen.

Wij hebben gezorgd voor een gecombineerde registratie met het forum en de webwinkel zodat u maar één keer hoeft te registreren. U kunt registeren via het programma van osF (versie 2.0.2.0 en hoger) daarmee maakt u tevens een account aan in onze webwinkel (www.osfshop.com), en voor het forum (www.osfinancials.org).

Het osFinancials menu

De menu balk van osFinancials geeft toegang tot alle hoofdgroepen aan beschikbare functies. Er is ook een knoppenbalk beschikbaar. Die balk geeft een verkorte toegang tot de meest voorkomende taken. In deze handleiding worden alle losse items in de menu balk per stuk behandeld.

Bestand

#Administratie openen

#Administratie aanmaken

#Sluit administratie

#Administratie verwijderen

#Opslaan als

#Backup / Herstel administratie

#Taal wijzigen (Switch Language)

#osFinancials afsluiten

Administratie openen

Een bestaande administratie kan worden geopend door in de menubalk op "Bestand -> Administratie openen" te klikken. Je kunt ook klikken op het icoon "Open". En je kunt de toetsencombinatie "Alt-O" gebruiken. Welke manier je ook kiest... in het geopende "Administratie"-scherm kun je de gewenste administratie openen door op de betreffende naam te dubbelklikken of te klikken en vervolgens op de "Open-knop" te klikken.

Administratie aanmaken

Als je deze optie kiest krijg je een scherm voor je waarin je kunt kiezen uit de volgende opties.

Administratie kopiëren

Deze optie kopieert een bestaande administratie één op één naar een nieuwe administratie. De gekopieerde administratie is dus een exacte kopie, alleen de naam is nieuw.

Hulp bij het aanmaken van een administratie

Filmpje

Uw eigen administratie aanpassen (Geavanceerd)

Converteren van TurboCASH 3 naar osFinancials

Converteren van TurboCASH 4 naar osFinancials

Verbinden op afstand met een Database

Sluit administratie

De administratie waarin je werkt kun je afsluiten door in de menubalk op "Bestand -> Sluit administratie" te klikken of door de toets "F11" te gebruiken. Voor de volledigheid: je hoeft je administratie nooit op te slaan zoals je dat bij documenten in een tekstverwerker gewend bent, alles wat je doet wordt automatisch opgeslagen. Regelmatig een nieuwe back-up maken is natuurlijk wel belangrijk!

Administratie verwijderen

Een administratie kan worden verwijderd door in de menubalk op "Bestand -> Administratie verwijderen" te klikken of door de toetsencombinatie "Ctrl-F10" te gebruiken. In het geopende "Administratie"-venster selecteer je de te verwijderen administratie door op de betreffende naam te klikken. Vervolgens denk je nog eens diep na of de naam tegen de blauw geworden achtergrond wel de juiste naam is. Mocht het antwoord op die vraag "Ja" zijn dan klik je op "Verwijderen". Mocht het antwoord "Nee" zijn dan klik je alsnog op de juiste naam en vervolgens op "Verwijderen". En als je het allemaal niet meer weet, klik dan vooral zo snel mogelijk op "Annuleren".

Opslaan als

Een kopie van een geopende administratie kan onder een andere naam worden opgeslagen door in de menubalk op "Bestand -> Opslaan als" te klikken. Je kunt ook de toetsencombinatie "Ctrl-S" gebruiken. In het geopende "Opslaan als"-venster kun je de gewenste naam voor de administratie-kopie opgeven en eventueel de map waarin deze wordt opgeslagen aanpassen.

Backup / Herstel administratie

De noodzaak van het regelmatig maken van een backup van je administratie(-s) kan bijna niet worden overdreven. Gebruik hierbij niet steeds dezelfde naam voor de backup-file, maar probeer bijvoorbeeld de datum en de tijd of een opeenvolgende nummering in de naamgeving toe te passen, dan kun je eventueel ook een paar stappen terug. Probeer een lijstje van je backups bij te houden, zodat je weet in welke staat je administratie was toen je de betreffende backup maakte (bijvoorbeeld "Alle bankboeken geboekt en verwerkt t/m 2de kwartaal, kasboek alleen geboekt t/m juni", eventueel ook met de op het moment van de backup gebruikte versie van osF). Bewaar backups niet alleen op dezelfde harde schijf als waar je administraties zich bevinden, maar gebruik bijvoorbeeld ook regelmatig media zoals CD's, DVD's, tape, internetopslag e.d.. En bewaar die media dan ook op een veilige plaats ver van je computer, i.v.m. brand, inbraak en andere ellende.

Backup

Voor administraties met een multi-user setup werkt de in osF ingebouwde backup-functie (nog) niet. De makkelijkste, no-nonsense backup methode in alle situaties is de map waarin je administratie is opgeslagen, standaard te vinden onder "c:/osFinancials/books/", te kopiëren naar een andere map, een CD, o.i.d.. Als de administratie waarvan je een backup wilt maken "ADMIN" heet dan kopieer je de map "c:/osFinancials/books/ADMIN" naar je backup-locatie van voorkeur. De administratie dient op dat moment niet te zijn geopend in osF.

Multi-user administraties kunnen gebruik maken van de FIREBIRD-INTERBASE BACKUP SCHEDULER Dit programma is ook in Delphi geschreven en zorgt dat de database automatisch wordt gebackuped op een door u ingestelde tijd op een door u ingestelde plek. Dat programma kan ook worden gebruikt als u geen multi-user versie gebruikt. De backups zijn in GZip formaat dat met elk goed zip-programma te lezen moet zijn en kan eventueel met flame robin worden terug gezet als er iets mis is gegaan.

Herstel

Om je administratie terug te brengen naar een eerdere situatie door deze te overschrijven met een backup, kopieer je de bestanden in de backup-map van de betreffende administratie in de originele map van de administratie. De administratie dient op dat moment niet te zijn geopend in osF. Let goed op wat je doet! Check, check, double-check! Deze herstel-methode werkt alleen als de backup-map volgens de in "Backup" beschreven methode is gemaakt.

N.B. Om een administratie in een eerdere staat terug te brengen is het niet altijd nodig deze te overschrijven met een backup. Zo kan bijvoorbeeld doorgeboekte/verwerkte invoer, zoals een compleet bankboek of een specifiek document, weer onverwerkt worden gemaakt door in de menubalk op "Extra -> Algemene processen -> ongedaan maken verwerkte journaalinvoer" te klikken. Zie hiervoor #Ongedaan_maken_verwerkte_journaalinvoer elders in deze handleiding.

Backup in flame robin

Om uw backup te maken kunt u ook gebruik maken van Flame Robin. Deze kan zowel remote (hier komt dan het bestand op de server te staan) als lokaal backups maken. Als u een backup maak en terug leest met Flame Robin wordt uw database weer georganiseerd. Normaal zal het bestand met uw administratie groeien in omvang. U kunt dit doen door en koppeling met Flame Robin aan te maken naar uw database en dat te kiezen voor all actions->backupdata base. Als u een database wilt terug lezen moet u een nieuwe database file opgeven in uw koppeling. In deze nieuwe naam (b.v. books2.fdb) wordt de database dan hersteld. U kunt na het weggooien van uw oude books.fdb de file handmatig weer books.fdb noemen zodat deze gebruikt wordt in osFinancials.

Taal wijzigen

Via het menu Bestand -> Switch Language wordt een venster geopend waar u de taal instelling van osFinancials kunt kiezen. Deze taal wordt vervolgens gebruikt in alle vensters van het programma.

osFinancials afsluiten

Je kunt osFinancials afsluiten door in de menubalk op Bestand -> osFinancials afsluiten te klikken, door de toetsencombinatie "Alt-X" te gebruiken, door op het kruisje rechtsboven het programmavenster te klikken of door op het osF-logo linksboven het programmavenster te dubbelklikken.

Het geopende "Informatie"-venster bevat belangrijke informatie over de noodzaak om regelmatig een backup van je administratie(-s) te maken. Neem deze informatie tot je, doe er wat mee en klik vervolgens op "Ja". Of, als je toch nog even wilt doorgaan, klik dan op "Nee". Je zult in dat laatste geval wel even weer je administratie moeten openen.

Bewerken

Dit hoofdmenu geeft toegang tot alle bewerkingen die vaak nodig zijn. Let op: sommige items in dit overzicht zitten in versie 2 op een andere plaats dan in versie 1!

Rekeningen

Dit is de hoofdingang tot het rekeningenschema in osF. Het scherm dat opent geeft toegang tot de verschillende rekeningen en de begroting voor die rekeningen. [[Afbeelding:Example.jpg Rapporten->Grootboek->Balans Rapporten->Grootboek->Saldi balans Rapporten->Grootboek->Winst verlies

Kas/Bankrekening

Bank-Giro maar ook Kasboek rekeningen zijn speciale journalen in osFinancials. De beste manier om die te gebruiken is om gebruik te maken van de 'knop' Kas/Bank in de icoonbalk. Er wordt dan een submenu geopend waarin de bijbehorende rekeningen staan vermeld. Na de selectie van de betreffende rekening wordt het bijbehorende saldo zichtbaar.

Dit is een controle moment.

Als het saldo niet overeenkomt met het saldo op het afschrift dat verwerkt gaat worden, kan dit gecorrigeerd worden. Wel is van belang dat de oorzaak van het afwijkende saldo wordt gevonden en geboekt.

Het toevoegen van een dagboek zoals Kas/Bank/Giro rekening of extra kasboek

Het aanmaken van een bank of giro rekening bestaat uit de volgende stappen: Bijv. Fortisbank 1 Journaaltype en 2 Grootboeknummer.

• Via de menubalk eerst bij Instellingen -> Voorkeuren -> Data Parameters de Speciale instelling: gebruik Afrikaans bankboek: uitzetten indien aangevinkt.
• Via de menubalk Instellingen -> Administratie -> Journaaltype (klik erop) maak je een journaal aan met de naam die je wilt gebruiken. In dit voorbeeld dus Fortisbank. Klik op Voeg toe. Je ziet nu de naam in de getoonde vensterlijst verschijnen. Sluit dit scherm.

Als je nu, via menubalk -> Invoer -> Journaalinvoer, kijkt zie je de naam Fortisbank al vermeld staan. De rest van de regel is nog leeg. Je moet nu eerst een grootboeknummer opgeven/aanmaken. Dit weer via de menubalk. Via Bewerken -> Rekeningen -> Kas/Bankrekening maak je een nieuwe rekening aan. Klik op nieuw en voer het vooraf bepaalde grootboeknummer in. Vul tevens de omschrijving in hier dus Fortisbank. Daar het een bankboek is, zoeken we bij Rekeninggroep1 de koppeling met Liquidemiddelen op. Rekeninggroep2 laten we blank. Klik op de TAB "Bank". Bij 'Betalingen/Ontvangsten' kiezen we uit de lijst de naam die we als journaal aangemaakt hebben (Fortisbank). Klik nu op Opslaan gevolgd door Ja. Klik op Annuleren of via Escape om het menu te verlaten.

Ter controle gaan we na of de rekening(en) in het Grootboek schema is/zijn opgenomen. Dit gaat via de Menubalk. Klik op Rapporten -> Grootboek -> Rekeningschema. Het scherm Opties Rekeningschema verschijnt. Standaard staat "Scherm" geselecteerd, en worden alle rekeningen meegenomen. Klik OK. Kijk of je nieuwe rekening nummer(s) aanwezig zijn. De boekingen inz. de mutaties van het dagboek - hier Fortis - start je via de Icoon journaal in de werkbalk door Fortis te kiezen.

We gaan nu de JOURNAALTYPE afwerken.

• Open weer via de menubalk -> Invoer -> Journaalinvoer
• Zoek Fortisbank en je ziet dat er in de kolom tegenrekening het vaste grootboeknummer is ingevuld.
• Dubbelklik dan opent het scherm waarin je de mutaties kunt boeken. Echter je ziet ook een Button met de tekst 'F10 Instellingen'. Klik er op of gebruik de functietoets F10. Er opent een venster met 2 tabbladen zijnde Standaard en Geavanceerd.

Bij Standaard zien we: (Via aan/uitvinken kunt u bepalen wat voor u het beste is).

• Tegenrekening met het toegekende grootboeknummer. Wijzig dit niet.
• Geen BTW Er wordt wel of geen BTW automatisch bepaald.
• Verhoging verwijzingsnummer Bijv. dagafschriftnr. Als verwijzing.
• Tegenrekening in een bedrag U werkt dan met 'per saldo' als sluitpost.
• Tegenrekening per regel Control technisch beste.
• Omdraaien tegenrekening Indien nodig
• Inclusief modus Standaard aan
• Details herhalen. Repeteert details bespaart type werk
• Bedraginvoer: Beide / Debet / Credit. Standaard op Beide. Is het meest flexibel.

Wat het beste is voor u kunt u zelf het beste bepalen. Dit geldt ook voor het tabblad geavanceerd. Bij geavanceerd zien we: o.a.

• Altijd balans Standaard uit.
• Geen openst. posten journaal Standaard uit.
• Bewaar vervolgnummer Standaard aan.
• Auto alias Standaard uit.
• Onthoud BTW op tegenrekening Standaard uit.
• Onthoud tegenrekening op rek. Standaard uit.
• Regel modus Standaard aan.
• Tegenrekening code opzoeken: Type: Alle is het meest flexibel.

Boekingen kunnen nu met de ingevulde Fortis 'Journaaltype' vanuit het bankboek Fortis gedaan worden.

Nog handiger is het boeken op bankrekeningen via de knop Kas/Bankboek. Vanuit daar kunt u gelijk de juiste bankrekening kiezen waarop u wilt boeken, importeren of andere wijzigingen wilt toepassen.

Voor het invullen van het beginsaldo van de dagboekrekeningen kan het beste een journaal "beginbalans" gebruikt worden.

Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2

De verschillende rekening groepen zijn om groepering op de rapporten te kunnen doen. Ook zijn groepen ingedeeld in financieele categorieen.

Aanmaken rekeninggroepen 1 en 2. Toevoegen in Rekening-groep 1 is via Menubalk:

   Instellingen ->  Administratie -> Groepen -> 
   Klik op: Grootboeken -> Groep1 -> Hoofdgroep -> Nieuw -> Naam geven --> Ok.
   U ziet de naam in de lijst er nu bij staan. 

Doel van deze groep indelingen is om gegevens die in de administratie zijn opgenomen overzichtelijker naar voren te laten komen. Dit via het scherm ofwel via de printer. Deze indelingen zijn veelal gebaseerd op de financieele methodieken zoals die bekend zijn in de administratieve leer. Middels deze indelingen kan men snel tot bekende kengetallen komen, die algemeen bekend zijn, hierdoor kan men snel gegevens vergelijken. Bij de grootboeken onderscheiden we 'Activa-rekeningen, Passiva-rekeningen en Resultaat-rekeningen' ,deze zijn dan weer verder onderverdeeld. In de basis administratie staan niet alle bekende groep indelingen, wel de bekendste. Maak wel vooraf de juiste indelingen, die voor u van toepassing zijn.

Voor de debiteuren, crediteuren,voorraad, kan men ook subgroepen maken, hier is men geheel vrij in daar de totalen al bij de activa / passiva worden opgenomen. Voor de juiste koppeling aan een nieuw grootboeknummer zie ook bij #Kas/Bankrekening het voorbeeld waar een bankrekening van de Fortisbank wordt aangemaakt.

Aanmaken rekening-groepen 2.

De opzet is gelijk aan die van rekening-groepen 1.
U kunt hierdoor meer onderverdelingen maken, indien nodig.

Betalingen/Ontvangsten

Crediteur

Wanneer er sprake is van een openstaande post bij een leverancier, noemt men deze leverancier een crediteur. De leverancier heeft zijn goederen of diensten al wel geleverd, maar de factuur van deze leverancier is nog niet voldaan.

Met andere woorden: aan een crediteur is de onderneming geld verschuldigd. osFinancials heeft een administratie mogelijkheid voor deze crediteuren. In het crediteuren bestand worden allerlei gegevens opgeslagen en wordt een apart rekeningnummer geopend.

Ga hiervoor naar Bewerken -> Crediteur of gebruik de sneltoets F4. In het scherm zie je een overzicht van reeds ingevoerde crediteuren. Indien er gebruik is gemaakt van een account template, dan zijn er reeds een standaard contanten crediteur en een standaard crediteur aangemaakt.

In het keuzemenu kun je crediteurrekeningen aanmaken met de knop "nieuw". Bestaande crediteurrekeningen bewerken of verwijderen is ook mogelijk. Zie hiervoor de knoppen "Bewerken" en "Verwijderen"

Algemene informatie

In dit tabblad kun je de algemene informatie van je crediteur kwijt. Het rekeningnummer voor deze crediteur wordt automatisch aangemaakt, maar kan gewijzigd worden. Om de herkenning te vereenvoudigen begint de crediteurrekening met een C.

• Crediteurcode
• Naam
• Straat/huisnummer
• Postcode
• Plaats
• Provincie
• Land
• Telefoon1
• Telefoon2
• Fax
• Email
• BTW nummer
• KvK Nummer
• Contactpersoon. Deze komt uit de lijst van contact personen die beschikbaar zijn voor alle crediteuren en debiteuren.
• Rekeninggroep 1 en 2
• Language (taal) Kies de taal voor deze crediteur.

Dan zijn er specifieke tabs beschikbaar:

Afleveradres

• Magazijnlokatie van de crediteur.
• Standaard layouts voor documenten die u gebruikt voor deze crediteur

Rekeninginformatie

In dit tabblad wordt aangegeven of de rekening actief is. Daarnaast kan men aangeven of de rekening kan worden "afgeletterd".

Verder kun je hier de betalingscondities en rekeninggevens van de betreffende crediteur kwijt.

Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2

De verschillende groepen zijn om groepering op de rapporten te kunnen doen.

Contacten

Alle contacten bij deze rekening. Een contact kan bij meerdere bedrijven contact persoon zijn. Er is per rekening maar 1 standaard contact mogelijk, maar wel meerdere contacten. Hierdoor kan er bijvoorbeeld met t.a.v. worden gewerkt in een factuur.

Afspraak

De gemaakte afspraken in de kalender (Invoer->Kalender) met deze debiteur of crediteur.

Documenten

Alle documenten van osFinancials bij deze rekening. Voorbeelden zijn facturen en offertes.

Transacties

Bankaccounts

Debiteur

Wanneer aan een klant een produkt of dienst is geleverd, maar het produkt of de dienst wordt door de klant niet direkt betaald, dan ontstaat een debiteur.

Met andere woorden: De onderneming heeft nog geld tegoed van de klant. De klant koopt op rekening. De verkoop is wel al verwerkt in de administratie, dus de waarde van deze verkoop is al bekend en verwerkt.

Om inzicht te houden in de debiteuren, kan men per debiteur (of per groep debiteuren) een rekening aanmaken. Ga als volgt te werk: klik op "Bewerken" in de bovenbalk. Klik vervolgens "debiteur". Je ziet dan het scherm: "debiteurenrekening".

Voor het invullen van deze velden: zie de uitleg bij #Crediteur.

• Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2
  

Hiermee kunt u verschillende groepen defineren bij de debiteuren deze worden bij rapporten gebruikt. De groepen kunt u aanmaken in Instellingen->Administratie->Groepen. Tab debiteuren of crediteuren.

Algemene informatie

Afleveradres

Rekeninginformatie

Verschillende velden waaronder de

• Betalings conditie (-1 = incasso). Geef hier het aantal dagen 'open rekening' aan.
• Standaard prijs
• Bank naam en nummer
• Kortings percentage

Contacten

Dit zijn de contact personen per debiteur. Een contact persoon kan aan meerdere rekeningen hangen (debiteur of crediteur). Er is per rekening maar een standaard contact mogelijk. Hierdoor kan er b.v. met t.a.v. worden gewerkt in een factuur.

Afspraak

De gemaakte afspraken in de kalender (Invoer->Kalender) met deze debiteur of crediteur.

Documenten

Documenten gemaakt bij deze rekening. Dit zijn bijvoorbeeld een inkoopdocument, of facturen.

Transacties

Alle grootboek transacties voor deze rekening.

Bankaccounts

Grootboek

Note: Deze optie zit vanaf osF versie 2 in Rekeningen

Rekeninggroep 1 en Rekeninggroep 2

De verschillende rekening groepen zijn om groepering op de rapporten te kunnen doen. Ook zijn groepen ingedeeld in financieele categorieen.

Invoeren van een nieuwe grootboekrekening

Een van de meest gebruikte indelingen voor het indelen van grootboekrekeningen is het "Stelsel Bakker." Bij gebruik van het Stelsel-Bakker beginnen de grootboekrekeningen die bij elkaar horen met hetzelfde cijfer of met dezelfde groep cijfers. Gebruikelijk in Nederland is om de volgende hoofdindeling aan te houden:

• Rubriek 0: Rekeningen van duurzame activa, het eigen vermogen, de voorzieningen en het vreemde vermogen op lange termijn.
• Rubriek 1: Financiële rekeningen, waaronder de kas-, bank- en girorekeningen, de kortlopende vorderingen (waaronder de debiteuren) en de kortlopende schulden (waaronder de crediteuren).
• Rubriek 2: Neutrale rekeningen zoals tussenrekeningen e.d.
• Rubriek 3: Voorraad grondstoffen, hulpstoffen en halffabricaten.
• Rubriek 4: Directe kosten.
• Rubriek 5: Indirecte kosten.
• Rubriek 6: Fabricagerekeningen (kostprijs verkopen bij een productieonderneming).
• Rubriek 7: Voorraad gereed product en handelsgoederen.
• Rubriek 8: Verkooprekeningen en rekeningen voor kosten van de verkopen.
• Rubriek 9: Algemene verlies- en winstrekeningen. Deze rubriek wordt gebruikt voor winstbestemming.

Zoeken van een rekeningnummer

Verwijderen van een rekeningnummer

BTW-rekening

Buitenlandse inkopen

Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen inkopen (verwerving) van binnen de EU of van buiten de EU. Bij buitenlandse inkopen van een zakelijke leveranciers wordt U over het algemeen gefactureerd tegen het 0% BTW tarief. U moet dan zelf belasting aangeven en betalen. De betaalde belasting mag u vervolgens weer als voorbelasting aftrekken. Op uw belastingformulier dient U deze te betalen belasting als verwerving binnen de EU of verwerving buiten de EU aan te geven. In het volgende voorbeeld laten we zien hoe deze boeking voor te bereiden en aan te maken.

Voorbereiding (1 malig) Als uitgangspunt nemen hier de voorbeeld administratie A. We gaan een nieuwe BTW rekening invoeren, “Verwerving binnen de EU hoog” Kies Bewerken-> Rekeningen -> BTW rekeningen en het volgende scherm komt in beeld. (In 2x: Bewerken->Rekeningen (Financiele categorieen)-> Liabilities->BTW).

Klik op de button Nieuw en dan Rekening en vul onderstaande gegevens in de betreffende velden in:

Omschrijving	In te voeren waarde
Rek.nr.	1220
Subrekening	000
Omschrijving	Verwerving binnen de EU hoog
Rekeninggroep	BTW
Rap Groep 2	leeg
Geldig vanaf	1-1-2000 tot 1-1-2099
Percentage	19%
Use link tax	aangevinkt, hierdoor komen 2 extra velden tevoorschijn
Link tax	1210000 19% Voorheffing
Contra tax	aangevinkt

Maak zoals we hierboven gedaan hebben ook de volgende 3 rekening BTW rekeningen aan.

Omschrijving	In te voeren waarde
Rek.nr.	1225
Subrekening	000
Omschrijving	Verwerving binnen EU laag
Rekeninggroep	BTW
Rap Groep 2	leeg
Geldig vanaf	1-1-2000 tot 1-1-2099
Percentage	6%
Use link tax	aangevinkt, hierdoor komen 2 extra velden tevoorschijn
Link tax	1200000 6% Voorheffing
Contra tax	aangevinkt

Omschrijving	In te voeren waarde
Rek.nr.	1230
Subrekening	000
Omschrijving	Verwerving buiten EU hoog
Rekeninggroep	BTW
Rap Groep 2	leeg
Geldig vanaf	1-1-2000 tot 1-1-2099
Percentage	19%
Use link tax	aangevinkt, hierdoor komen 2 extra velden tevoorschijn
Link tax	1210000 19% Voorheffing
Contra tax	aangevinkt

Omschrijving	In te voeren waarde
Rek.nr.	1235
Subrekening	000
Omschrijving	Verwerving buiten EU laag
Rekeninggroep	BTW
Rap Groep 2	leeg
Geldig vanaf	1-1-2000 tot 1-1-2099
Percentage	6%
Use link tax	aangevinkt, hierdoor komen 2 extra velden tevoorschijn
Link tax	1200000 6% Voorheffing
Contra tax	aangevinkt

Uw BTW rekening overzicht zou er nu zo uit moeten zien.

De eenmalige voorbereiding is nu gedaan voor onze buitenlandse inkopen. We gaan nu een buitenlandse factuur in het systeem inbrengen. Als voorbeeld nemen we hier een zakelijke factuur van Google Adwords. Google Adwords factureert vanuit Ierland. De factuur ziet er als volgt uit;

Factuur naar:	Overmaken naar:	Advertentieservices:	Google AdWords
Uw bedrijf BV Uw naam Uw straat Uw plaats, postcode, NL Uw emailadres BTW-nummer: NL123456789B01	Google Ireland, Ltd. 1st & 2nd Floors Gordon House Barrow Street Dublin 4 Ireland BTW-nummer: IE 6388047V	Factuurnummer:	Ads-1234567890-3
		Factuurdatum:	17-apr-2006
		Vervaldatum:	17-apr-2006
		Betalingsvoorwaarden:	Direct
Voor de advertentieservices van 15-mrt-2006 tot 17-apr-2006 :

Beschrijving	Start van de weergave	Eind van de weergave	Aantal klikken	Vertoningen	Bedrag (EUR)
Servicecorrectie					€-0,06
Advertenties voor uwbedrijf.nl	15-mrt-2006	10-apr-2006	4592	0	€315,59
Totaal			4592	0	€315,59
Subtotaal					€315,53
BTW-bedrag *					€0,00
Totaal					€315,53
Te betalen in EUR
* Overeenkomstig Artikel 21.1(b) van de Zesde BTW-richtlijn is de ontvanger van de services verplicht de BTW over de geleverde service te voldoen.

We dienen eerst Google als crediteur aan te maken waarna we de factuur kunnen inboeken. We doen dit als volgt; Open via menu Bewerken -> Crediteuren

Open het journaal via F2

en kies vervolgens “Inkopen”. Neem onderstaande gegevens over. Merk op dat de tegenrekening en BTW veld automatisch worden ingevuld omdat we deze gegevens bij de crediteur gegevens al hebben ingevuld.

Druk nu “F5: Balans” om de inkoop batch te balansen. U krijgt nu 3 extra regels bijgevoegd waarbij de BTW wordt uitgesplitst.

We zien dat

C000-005 (Google Ireland) wordt gecrediteerd.
4501-000 (Advertentiekosten) wordt gedebiteerd.
1210-000 (19% Voorheffing) wordt gedebiteerd en
1220-000 (Verwerving binnen de EU) wordt gecrediteerd.

Per saldo hebben we dus een openstaande rekening van € 315,53 voor Google Ireland en voor eenzelfde bedrag aan advertentiekosten geboekt. Ook hebben we €59,95 op verwerving binnen EU geboekt, maar deze gelijk weer afgetrokken als voorheffing.

Druk nu op “F6 opslaan” om de boekingen naar het grootboek door te boeken. Onze proefbalans ziet er nu zo uit;

Contact

Uw contact personen kunt u hier zoeken aanmaken of afdrukken.

Verwijderen

Contact

Hier kunt u contact personen verwijderen (zelfde scherm als contact personen).

Rapporten

Documenten

Hier kunt u documenten verwijderen die u niet meer nodig heeft of die per ongeluk zijn aangemaakt.

Herhaalde invoer

Herhaalde journaal invoer kunt u hier invoeren zodat u het in een journaal kunt importeren (f9 repeterende transacties). Hiermee kunt u vaste posten makkelijk verwerken in een administratie.

Bewerken -> Herhaalde invoer Voer in het juiste journaal de transacties in die u later wilt herhalen. Kies een algemenere omschrijving. U ziet dat er geen knop verwerk is, gebruik wel de balans knop om de transacties te balanceren. Als datum houdt u bijvoorbeeld 1 jan aan. Vervolgens sluit u het scherm. De transacties zijn zo opgeslagen, maar nog niet verwerkt.

Open via de knop Journaal het journaal waarin u de repeterende transacties wilt gebruiken. Druk op F9, die de optie om repeterende Transacties te gebruiken. U importeert zo uit een bepaalde periode - januari in ons geval - de transacties. Als het goed is hoeft u niet meer te balanceren, druk op Verwerk en boek zo de transacties.

Repeterende facturen

Facturen opnieuw aanmaken kunt u met dit scherm makkelijk doen. Kijk ook bij de agenda voor de echte repeterende facturen functionaliteiten. Hier krijgt u ook een herinnering als u weer moet factureren.

Artikelen

Bij artikelen kunt u de voorraad invoeren, bewerken of inlezen.

Zoekscherm

Standaard bevat het zoekscherm in versie 1.0.2.16 de volgende velden.

  1	STOCKENTRY	STOCK.SSTOCKCODE	652	10	15	100	15	S	15	E	[null]
  2	STOCKENTRY	STOCK.SDESCRIPTION	178	115	15	150	15	S	35	B	[null]
  3	STOCKENTRY	STOCK.SEXTRADESC	2919	270	15	200	15	S	35	B	[null]
  4	STOCKENTRY	STOCK.WREPORTINGGROUP1ID	1323	10	60	200	200	IC	15	[null]	[...]
  5	STOCKENTRY	STOCK.WREPORTINGGROUP2ID	1325	210	60	200	200	IC	15	[null]	[...]
  6	STOCKENTRY	STOCK.WSUPPLIER1ID	30	10	275	150	15	OC	35		[null]

Om additionele zoekmogelijkheden te hebben kan je records toevoegen bijvoorbeeld:

 insert into OSF_SEARCH_FIELDS values
 (7,'STOCKENTRY','STOCK.FQTYONHAND',2052,210,275,100,15,'F',10,null,null)

Dit voegt de hoeveelheid toe. Je moet wel je administratie sluiten en heropenen om de wijzigingen te kunnen zien.

In versie 2+ krijg je via de zoekknop een uitgebreid invoer veld. Voer hier de term in waar je op wilt zoeken, en kies de onderdelen waarbinnen gezocht moet worden.

Geavanceerd

Als u op de knop geavanceerd drukt heeft u daar de optie om een bestand in te lezen.(Tab delimited is aan te bevelen) Deze heeft het zelfde formaat als het bestand dat u kunt maken met de knop Export. Elk gekozen artikelen in het bovenste venster worden dan geexporteerd.

Het voordeel van deze manier van inlezen is dat deze ook bestaande records bewerkt (Extra-.Import doet dat niet).

Bij importeren in Excel moet u met de volgende dingen rekening houden. Het decimaal teken moet op . staan zodat de bedragen goed worden geimporteerd in Excel.

Bij de import (als u handmatig de file vanuit excel open maakt) kunt u aangeven wat voor soort waarde er in een kolom staat. als u b.v. een artikel heeft 0001 dan ziet excel deze, als u geen tekst aangeeft, als 1, en zo exporteert hij deze dan ook weer. Zorg dus dat u bij SStockCode SBarcode en eventueel SDescription Tekst heeft staan.

Onderdeel Artikelen

Aanmaken artikel / samenhang met vaste grootboekrekening nummers zoals BTW als met variabele door zelf toe te kennen zoals 'Omzet- en voorraad Grootboekrekening nummers. Invullen van de artikel-velden t.b.v. de database.

 1) Artikel aanmaken.
     Dit bestaat uit het aanmaken van een concreet artikel dat wordt aangekocht
     bij een leverancier en in opslag wordt gelegd en na bewerking als halffabrikaat ofwel
     product ter verkoop aan je klanten wordt aangeboden.
     Daarnaast kan het zijn dat je ook diensten verleend zoals 'Reparatie -
     verhuur etc.' dit gaat dan veelal op uurbasis, ook dit is een artikel.
     
     Voor beide is het handig om op je verkoop offerte en verkoop factuur de  
     artikelen te vermelden zonder dat je alles continue moet her typen, je
     hoeft ze alleen maar op te zoeken.
    
     Dit geldt ook voor de inkopen via inkoop-orders naar je leveranciers toe.

     Voor beide is de aanmaak van de artikel-gegevens grotendeels gelijk. 

     De aanmaak starten we via de Menubalk bij:   Bewerken -> Artikelen.
      Er openen nu 2 schermen als onderstaand, beiden heten Voorraad-artikel.
      Kleine scherm is niet direct nodig kun je sluiten via  'Escape' ofwel weg klikken.

Het grote scherm is ingedeeld in 5 blokken zijnde Voorraad – Verkoopprijzen excl. Btw – Btw – Rapporten - Grootboek.

De diverse openstaande velden vragen om bepaalde vaste gegevens resp. variabele gegevens.

Blok – Voorraad:

      Voorraad code: Hier mag u een eigen artikel code toekennen. Deze codering moet u vooraf
      wel goed overwegen zodat er bijv. al een goede sortering mogelijk is bij de rapportage.

   Omschrijving      : Hier vermeldt u de naam die bij de voorraad code past.
   Barcode           : Laat deze blank tenzij u er mee werkt.
   Extra omschrijving: Hier kunt meer omschrijving vermelden.
   Type              : Kies uit de gegeven mogelijkheden. Veelal standaard (Default)
                       Deze werkt zowel voor inkoop als voor verkoop. (Zie bij Blok - BTW.)
                       De types Zonder voorraad werken geen voorraad aantallen bij zodat deze 
                       voor pure grootboek transacties gebruikt kunnen worden.
                       De artikelen inkoop ziet u niet bij een verkoop in de artikel lijst en 
                       anders om.
                       Samengestelde artikelen zijn artikelen die meerdere sub-artikelen hebben. 
                       Bijvoorbeeld een computer bestaande uit diverse losse onderdelen en een
                       servicecontract.
   Bestelniveau      : Vermeld het aantal dat u minimaal kan/wil bijbestellen.
   Artikelgrootte    : Kies uit de gegeven eenheid mogelijkheden. 
                       Toevoegen eenheid is via Instellingen -> Administratie ->
                       Voorraadinformatie -> Naam geven --> Toevoegen.       
   Inactief          : Blank laten. We willen actief werken met het artikel.
                       Dit wordt gebruikt om een artikel niet meer te gebruiken als mogelijk ver- of inkoopartikel. 

Blok – Verkoopprijzen excl. Btw.

   Verkoopprijs 1    : Geef deze prijs,indien bekend excl. Btw in, in beide kolommen.        
   Verkoopprijs 2    : Geef deze prijs,indien bekend excl. Btw in, in beide kolommen.                 
   Verkoopprijs 3    : Geef deze prijs,indien bekend excl. Btw in, in beide kolommen.                 

Blok – BTW.

   Voorheffing BTW   : Bepaal het Btw % van het inkoop artikel en zoek de bijbehorende
                       grootboekrekening op via klik op het vergrootglas. 
                       Voor 19% is dit gb. 1255-000  19% Voorheffing Btw.
   Af te dragen BTW  : Bepaal het Btw % van het verkoop artikel en zoek de bijbehorende
                       grootboekrekening op via klik op het vergrootglas. 
                       Voor 19% is dit gb. 1260-000:  19% Af te dragen Btw.
                       Als u nu kijkt bij het Blok – Verkoopprijzen, ziet u dat de bedragen
                       in de kolom  'Incl. bedrag verhoogd zijn met de Btw percentages.  
  
                       Als u bij type niet standaard heeft vermeld maar Inkoop resp. Verkoop 
                       zult u slechts 1 BTW veld kunnen invullen. Een veld blijft grijs dus
                       niet aan te passen.  Dus alleen bij Inkoop ofwel Verkoop. 

                     U ziet bij het Blokken – BTW en Grootboek veranderingen plaatsvinden.
                     Als u bijv. kiest voor Inkoop, wat veelal het geval zal zijn,
                     ziet u bij blok BTW, Af te dragen BTW  het vooraf vastgestelde BTW nr.
                     voor Af te dragen BTW ingevuld worden.
                     Veld Voorheffing BTW moet u zelf invullen.              

Blok – Rapporten.

  Rekening-groep 1    : Hier kunt u een keuze maken via klik op de 3 stippen.
                       De tabel hiervoor moet wel gevuld zijn.   
                       Toevoegen in Rekening-groep 1 is via Instellingen -> Administratie ->
                       Groepen -> Klik op: Voorraad -> Groep1 -> Hoofdgroep -> Nieuw -> Naam
                       geven --> Ok.  U ziet de naam in de lijst er bij staan.     

  Rekening-groep 2    : Hier kunt u een keuze maken via klik op de 3 stippen.
                       De tabel hiervoor moet wel gevuld zijn.   
                       Toevoegen in Rekening-groep 1 is via Instellingen -> Administratie ->
                       Groepen -> Klik op: Voorraad -> Groep2 -> Hoofdgroep -> Nieuw -> Naam
                       geven --> Ok.  U ziet de naam in de lijst er bij staan.     

Blok – Grootboek.

  Opbrengst verkopen : Hier kunt u een keuze maken via klik op vergrootglas.
                       U bent vrij om de verkoop te boeken op iedere grootboekrekening
                       die u wilt. Controle technisch is het beter om alle verkopen 
                       te boeken op één grootboekrekening per % Btw.
                       Default = 8020-000 voor 19%, 8010-000 voor 6% en 8000-000 voor 0%.  
                 N.B.: Indien het veld Type niet op standaard staat maar op inkoop dan is er
                       geen Opbrengst verkoop.

  Kostprijs verkopen : Hier kunt u een keuze maken via klik op vergrootglas.
                       U bent vrij om de kostprijs verkopen te boeken op iedere
                       grootboekrekening die u wilt. Controle technisch is het beter om alle  
                       verkopen te boeken op één kostprijs grootboekrekening per % Btw.
                       Default = 7020-000 voor 19%, 7010-000 voor 6% en 7000-000 voor 0%.     
                 N.B.:
                       Indien het veld Type niet op standaard staat maar op Verkoop dan is er
                       geen kostprijsverkoop.
                       Indien het veld Type niet op standaard staat maar op inkoop dan is er
                       geen kostprijsverkoop.
                       De gegevens zijn dan direct in het grootboek verwerkt (kosten). 

  Voorraadcontrole   :  Hier kunt u een keuze maken via klik op vergrootglas.
                        U zoekt hier de grootboekrekening waarop de betreffende voorraden
                        worden geboekt. Deze staan veelal in de rubriek 3 zijnde voorraden.
                        Emballage, grondstoffen, technische goederen etc.
                        Aparte grootboekrekening voor iedere groep ter controle.

  Gemiddelde kosten  : Dit veld is hier grijs, niet in te vullen.
  Totale kosten      : Dit veld is hier grijs, niet in te vullen.
  Laatste prijs      : Dit veld laten we blank.
  Aantal in magazijn : Dit veld is hier grijs, niet in te vullen.
  Laatste factuur    : Dit veld is hier grijs, niet in te vullen.
  Toepassing factuurkorting: Dit veld is afhankelijk of er korting wordt gegeven.
                             Nu blank laten. Tenzij al van toepassing is.

Voorraadinformatie

Verkoopprijsomschrijving

Kostprijs verkopen

Gebruik de kostprijs van verkopen als u voorraad waarde actueel wilt houden. U moet dan wel de discipline opbrengen om eerst in te kopen en dan pas te verkopen. Hierdoor meet het systeem de waarde van uw voorraad en kan dit tegen de kosten van verkoop rekening boeken. (voorraad aan kosten van verkoop). Doordat u bij het inkopen uw voorraad op de balans rekening voorraad zet en u deze optie gebruikt worden boekingen voor de kosten van verkoop aangemaakt.

Voorbeeld

Inkoop vooraad rekening 100 Inkoop BTW 19% 19 Inkoop crediteur - 119

Verkopen

Verkoop 19% -200 Verkoop BTW 19% -38 Verkopen debiteur 238

Inkoop vooraad rekening -100 Kosten van verkoop 100

De kosten van verkoop en Verkoop rekening zijn winst verlies rekeningen.

U heeft nu een goed beeld van wat u nu aan winst heeft gemaakt. Doordat u als u artikelen inkoopt geen verlies maakt maar eigenlijk geld voor goederen omwisselt. De zaak hierbij is natuurlijk ook dat u regelmatig een controle doet op de actuele voorraad.

De rapporten hiervoor zijn rapporten->Voorraad->Voorraad artikel lijst.

Vinkt u hierbij de optie voorraad waarde aan. Als u alle artikelen heeft gekozen zal het rapport een totaal laten zien (van elk artikel de aantal X gemiddelde prijs). Deze moet overeen komen met het totaal dat op uw grootboek rekening(en) voorraad staat.

Als dit niet gelijk is zult u het bedrag moeten afboeken tegen de kosten van verkoop rekening.

Geen backorder

Als dit aangevinkt is, heeft u de kolom besteld niet in een factuur. Deze kolom wordt gebruikt om iets in backorder te zetten. (niet aanwezig maar wel besteld). Als u hierna een nieuwe factuur maakt voor de klant zal het systeem een melding geven of u dit wilt toevoegen aan het huidige document.

Geen negatieve voorraad

Staat de verkoop van een negatieve voorraad niet toe.

Als u met kosten van verkoop werkt is het erg belangrijk dat u eerst inkoopt voordat u verkoopt. Met deze optie kun u niet verkopen wat u volgens het systeem niet op voorraad heeft. Daardoor heeft u minder kans op fouten door verwerking van verkoop voor de verwerking van inkoop. Het effect van zo'n boeking is dat het kosten van verkoop bedrag niet bekend is bij het afboeken en dat u daarna wel de inkoop op de voorraad rekening afboekt. Hierdoor staat er nog een waarde op de voorraad rekening en is er geen kosten van verkoop boeking gedaan.

Geen print vraag

Bij afsluiten van het detail scherm van een document krijg u niet meer de vraag "afdrukken ?"

Controleer referentie reeds gebruikt

Het veld referentie in een document (links boven) wordt meestal gebruikt om een externe referentie (van b.v. een leverancier) in te voeren. Om dubbele invoer te voorkomen kan er worden gecontroleerd of deze referentie reeds voorkomt (als dit zo is krijgt u een melding).

Kan geen artikelen aanmaken

Als u last heeft bij het zoeken van artikelen dat u de vraag krijgt "wilt u dit artikel aanmaken?" dan kunt u de melding hier uitzetten.

Rapporten

Tips

Om de crediteuren te koppelen waar u al eens artikelen van gekocht heeft kunt u deze sql gebruiken. Gebruik bijvoorbeeld in Flamerobin de functie "run querie" om deze uit te voeren.

Update Stock X set WSupplier1id = (select max(a.WAccountid) from DOCHEAD a join docline b on a.wdocid = b.wdocid where a.WTypeid in(12,13,15) and b.WStockid=x.WStockid group by b.WStockid) where (x.WSupplier1id is null or x.WSupplier1id=0)

Vergeet niet in Flamerobin om de knop "commit" aan te klikken na het uitvoeren van de querie. Anders wordt het niet opgeslagen. (maar weer teruggedraaid)

Dit zal de bestaande inkoop documenten bekijken om aan de gekochten artikelen de juiste crediteur te hangen.

Invoer

Voorraad aanpassen

De voorraad kan aangepast worden via het Invoer menu. Kies hier voor de optie "Voorraad Aanpassen". Let op dat hier de optie Geavanceerd moet aanstaan, anders werkt het invoeren niet (OsF 3.0.4).

BTW

Rapporten

Grootboek

Laatste gegevens

Journaalinvoer

Journalen zijn het raam naar de grootboeken. Zij zorgen er voor dat u lekker kunt invoeren en als u klaar bent dan wordt deze invoer gecontroleerd en doorgeboekt. De journaalinvoer is er ook om eigen artikelen te boeken. Dit zijn dan goederen die voor intern gebruik zijn zoals eigen kantoor meubelen. Voor artikelen met een voorraaad, of die weer worden doorverkocht is de Artikeleninvoer bedoeld.

Een journaal kan door balans regels aan te maken de verplichte tegen boekingen in het systeem voor u maken. Boekhoudkundig moet u b.v. invoeren

mr Jansen debit 119
Omzet 100
BTW19% 19

In osF geeft u de debiteur aan de omzet rekening en de btw en dan alleen maar het bedrag (wel eventueel inclusief of exclusief). Dan maakt osF vervolgens deze balans regels voor u.

Als er een standaard tegen rekening wordt gekozen dan hoeft u b.v. niet de omzet rekening aan te geven (b.v. als deze altijd omzet 19% is). Hierdoor kunt u sneller boeken.

Ook is het mogelijk een export naar/import van een tab delimited file te doen zodat u de boekingen kunt bewerken in b.v. openoffice.

Er zijn ook manieren om standaard journaal invoer te doen en deze dan per periode opnieuw te laten boeken. Kijk u maar eens naar de verschillende opties in een journaal onder F9.

Als je de verwijzing (b.v. het nummer van het brondocument) bij het automatisch aanmaken van de tegenboeking hetzelfde wilt laten zijn dan bij de boeking, dus hetzelfde nummer/aanduiding, dan kan je dat instellen bij 'Instellingen / Voorkeuren / Data Parameters en dan het keuzevakje 'Contra referentie' aanvinken.

Instellingen

Standaard tab

Tegenrekening De standaard tegen rekening die gebruikt wordt voor de tegen boeking. Bij een kas bank kunt u deze niet aanpassen dit is altijd de kas of bank rekening.

Verhoging verwijzingsnummer Verhoog het nummer bij verwijzing automatisch. (u gebruikt misschien een ordner om uw documenten in te bewaren. Als u deze documenten nummert en de nummering hiervan gebruikt voor dit veld, dan kunt u snel uw gegevens terugvinden).

Omdraaien tegenrekening

Reverse logica op het rekening veld. Dit is voor hele speciale boekingen. Gebruik in normale gevallen een bank journaal als de logica voor de btw op de tegen rekening moet werken i.p.v. de gekoze rekening.

Geen BTW De btw kolom wordt verborgen zodat deze niet geselecteerd kan worden.

Tegenrekening in één bedrag Alle tegen boekingen in een bedrag (wel per BTW code uitgesplitst).

Inclusief mode Alle boekingen worden standaard op inclusief gezet.

Details herhalen Herhaal de meeste details van de vorige regel zodat u deze niet hoeft in te tikken.

Bedrag invoer Wilt u alleen debet of credit bedragen invoeren (bij b.v. een inkoop credit en een verkoop journaal debet)

Geavanceerde tab

Altijd balans Als u voor opslaan kiest zal het journaal automatisch balans boekingen aanmaken. Als u bijvoorbeeld een correctie op deze balans boekingen wilt doen zult u deze optie uit moeten zetten.

Documenten

De documenten worden gebruikt om boekinsstukken gerelateerd aan voorraadartikelen te boeken (zowel inkoop en verkoop). Voorraden, voorraadrekening, kosten van verkoop etc. worden hiermee automatisch bijgehouden. Ook uren kunnen hiermee eenvoudig gefactureerd worden. Het is niet bedoeld om interne artikelen als eigen kantoormeubelen op te boeken. Gebruik hiervoor het Journaal.

Documenten zijn een manier om uw grootboeken te vullen en daarbij een voorraad administratie te voeren. Ook als u geen echte voorraad heeft is het gebruik van documenten mogelijk makkelijker dan het rechtstreeks invoeren in een journaal.

De invoer van de verschillende documenten moet positief zijn. Bij een negatief aantal zullen de boekingen omgedraait worden.

Bestellingen en offertes zijn speciale documenten. Voor alle andere documenten geldt dat, pas na verwerking, openstaande posten worden gemaakt, aantallen worden bijgewerkt en omzet wordt geboekt. De nummering van documenten gebeurt doorlopend. U kunt aangeven hoe ze genummerd moeten worden via Instellingen -> Administratie -> Documenten.

Bestellingen

Dit type document zegt niets in het financiële systeem en is puur om een overzicht te krijgen welke artikelen u in bestelling heeft staan. Bestellingen kunnen omgezet worden naar inkopen. Je kan dit converteren door shift + [F3] in te toetsen in het hoofdmenu of door rechtermuisklik op het documenten invoerscherm en dan de juiste optie te kiezen. Meestal kies je ervoor om de bestelling te verwijderen als deze is omgezet naar een inkoop.

Inkopen

Met dit document kunt u artikelen of diensten kopen bij een leverancier. Na doorboeken worden de gekochte producten bij uw voorraad geteld en de kostprijs van een artikel wordt berekend. Op deze manier wordt de voorraad verhoogt.

Voor leveranciersfacturen voor algemene zaken zoals b.v. telefoonkosten, huurpenningen, etc is het journaal bedoeld.

Indien u geen voorraad artikelen heeft/verkoopt, kunt u overwegen om de documenten functionaliteit te misbruiken. Maak dan van elke grootboekrekening OOK een artikel in het artikelbestand. Het artikel linkt u vervolgens weer aan het grootboeknummer in het artikeldetailscherm waarmee u vervolgens de documentenfunctionaliteit kunt gebruiken om journaalposten te boeken. Dit heeft als voordeel dat de invoer sneller gaat, maar loopt spaak als u op enige manier voorraad artikelen wilt boeken.

Retourzending

Als u iets moet terug zenden naar uw leverancier kunt u dat met dit type document doen. Dit document zorgt ervoor dat de voorraad wordt verlaagd.

Offertes

Dit type document zegt niets in het financiële systeem en is puur om een overzicht te krijgen welke uitstaande offertes u heeft. Dit document kan worden geconverteerd naar een factuur. Je kan dit converteren door shift + [F3] in te toetsen in het hoofdmenu of door rechtermuisklik op het documenten invoerscherm en dan de juiste optie te kiezen. Meestal kies je om de offerte te verwijderen, indien deze wordt omgezet naar een factuur. Let op: U krijgt geen bevestiging hiervan te zien! Kijk nu onder Facturen om te controleren of het omzetten is gelukt.

U krijgt wel de vraag te zien of u de offerte wilt verwijderen. Dit staat los van het omzetten naar een factuur. Kies Ja om de offerte te verwijderen uit het systeem.

Facturen

Facturen zijn de rekeningen die u gaat sturen naar uw klanten. Indien een factuur wordt verstuurd voor artikelen met een voorraad, dan wordt die voorraad verlaagd.

Facturen kunnen aangemaakt worden uit offertes, of direct als factuur. Hierbij worden verkoop artikelen aan de factuur toegevoegd. Per artikel kan ook een commentaar regel ingevoegd worden. Facturen zijn in eerste instantie nog losstaande documenten. Pas na het doorboeken worden de verkopen verwerkt in de rekeningen. Op dat moment wordt de opbrengst dus meegenomen. Facturen kunnen geprint worden. De lay-out kunt u kiezen (De Lay-out wordt met behulp van reportman gemaakt).

Creditnota

Als uw klant iets terug brengt of als u uw klant te veel in rekening heeft gebracht, dan kunt u dat met dit document corrigeren. Indien er met een voorraad artikel wordt gewerkt, wordt de voorraad verhoogd.

Invoer

Afleverbonnen afdrukken

Kassafacturen

Hiermee start u de kassa modulen op.

Een kassa systeem maakt het mogelijk een volledige kassa te maken van uw computer. U kunt verschillende randapparatuur er aan hangen om een volledig kassa systeem te hebben waaronder.

• Kassa lade
• Display paaltje
• Weegschaal
• Barcode scanner
• Bonnen printer

Het systeem zorgt er voor dat de openstaande posten (Factuur of kassa bon) wordt tegengeboekt op kas (bij kas ontvangsten) of pin rekening (bij pin transacties) ook kunt u op rekening boeken zodat uw vaste klanten later de rekening kunnen betalen (Dan is er dus alleen een factuur).

Bij de kassa module moet u de dag afsluiten zodat het systeem alle gegevens verwerkt. Hierdoor wordt de voorraad bijgewerkt en zal de omzet en betalingen worden door geboekt in het financiele systeem.

Door het gebruik van de kassa module kunt je makkelijk contanten betalingen afwerken en daarmee je financiele boekhouding gelijk bijwerken.

Bevestig

Bevestig offertes en bestellingen zodat dit facturen of inkoop documenten worden. U kunt dit ook vanuit het documenten invoer scherm doen door op uw rechter muisknop op een document te klikken.

Afdrukken

Vanuit deze lijst kunt u snel bulk afdrukken.

Afletteren koppeling

Afletteren is eigenlijk ‘afvinken’ van bij elkaar horende mutaties op een grootboekrekening. Twee mutaties op een rekening kruisposten kunnen tegen elkaar worden weggestreept (afgeletterd), als de boeking volledig is en geen effect meer heeft op het saldo van de grootboekrekening kruisposten. Hij is dan een keer debet en credit geboekt. In de papieren boekhouding werd bij beide mutaties op de rekening kruisposten een letter gezet om aan te geven dat die posten bij elkaar hoorden. Op deze manier is een onderbouwing van het saldo op deze rekening te geven.

Kas/Bankboek

Deze boeken worden gebruikt om bankrekeningen en de kas bij te houden. Er is de mogelijkheid om transacties handmatig in te voeren, of gebruik te maken van de plugin Bankimport.

Met behulp van de Plug-in Bankimport worden de mutaties op een bankrekening automatisch ingeladen in osFinancials en weggezet in een journaal. Bij het aanmaken van de grootboekrekeningen zijn de kas-, bank-, en girorekeningen reeds gekoppeld aan respectievelijk het kas-, bank-, en giroboek via Bewerken – Rekeningen – Kas/Bankrekening in het veld Betalingen/Ontvangsten.

Vervolgens kunnen alle ontvangsten en uitgaven worden ingevoerd op de grootboekrekeningen. Debiteurenontvangsten en crediteurenbetalingen kunnen worden gekoppeld met behulp van de bankrekeningnummers. Als u met uw rechtermuis knop na het eerst koppelen kiest voor koppel bankrekening zal osFinancials deze koppelingen vasthouden zodat bij volgende ontvangsten en uitgaven de koppeling naar de debiteuren- crediteuren en grootboekrekeningen automatisch koppelen.

Indien u geen gebruik maakt van de Plug-in kunt u dit scherm ook gebruiken.

Voer het laatste saldo van het te verwerken bankdagafschrift in dan zal osFinancials op het Journaalinvoer [Bankboek] scherm de volgende informatie verstrekken:

• Saldo grootboekrekening
• Saldo bankafschrift
• Verschil

Tijdens het inboeken van de mutaties zal het verschil continu worden bijgewerkt. Nadat alle mutaties zijn verwerkt dient dit verschil nihil te zijn. Hiermede kunt u controleren dat alle mutaties van het dagafschrift zijn verwerkt. Uiteraard kunt u in dit geval ook gebruik blijven maken van het “gewone” invoerscherm via Invoer –> Journaalinvoer –> Bankboek; echter dan heeft u niet bovengenoemde controle-mogelijkheid.

Grootboek bijwerken

Alle financiële invoer in osfinancials moet verwerkt worden. Uw journaal invoer of documenten kan u vanuit dit scherm verwerken. Bij een handelsorganisatie is het belangrijk eerst de inkoop te verwerken voor u de verkoop verwerkt. Hierdoor weet het systeem uw inkoopprijzen zodat de juiste kosten van verkoop boekingen gemaakt kunnen worden. (zie ook Instellingen->Administratie->voorraadinformatie)

Kalender

Met de kalender kun je een hoop extra taken verichten zoals het maken van afspraken met u klanten en het aanmaken van herhaalde facturen.

Je kunt de kalender standaard laten opstarten als je de optie toon kalender in Instellen->Voorkeuren->Data parameters aan vinkt. Hierdoor krijgt u automatisch herinneringen voor afspraken als je osFinancials opstart.

Voor het klaarzetten van herhaalde facturen moet u de volgende stappen doen.

1. Als je een grote groep debiteuren wilt factureren dan kunt je deze debiteuren in de zelfde groep (groep 1) indelen. Hierdoor kunt je in bulk een offerte aan meerdere debiteuren factureren.
2. maak een offerte (Bij 1 persoon mag het ook een oude factuur zijn).
3. Maak een afspraak in de kalender en zet het type op herhaalde factuur.
4. Sla nu eerst de afspraak op en open deze weer.
5. Nu heeft u een tabblad erbij waar u de aan te maken facturen in kunt voeren.
6. Door een groep te kiezen of een debiteur kunt u deze klaar zetten voor het factuur process.
7. Met de knoppen verwerke geselecteerde (alleen de gekozen regel) of Verwerk alle kunt u de facturen maken.

In het planning tabblad kun u door b.v. de datum in te stellen op 1-1-2007 en de herhaalde afspraak op maandelijks (per dag) elke maand een herinnering krijgen voor deze actie. Als je dan het in het herhaalde factuur de facturen maakt kun je daarna gelijk door om het af te drukken en eventueel te e-mailen.

Rapporten

In de laatste beta's van 2.0.1 lopen nog niet alle rapporten zonder fouten. Op deze Beta Rapporten pagina staat een overzicht.

Journaalinvoer

Crediteur

Ouderdomsanalyse

De ouderdomsanalyse bij Crediteuren stelt u in staat uw openstaande posten bij uw crediteuren te bekijken. U kunt hier opgeven vanaf welke datum (bovenste datum box) de ouderdom moet zijn. De andere datums zijn voor het sturen van de verschillende periodes.

Met afletteren kijkt hij alleen naar de openstaande bedragen waardoor de ouderdom exact berekend kan worden.

Vergeet niet de van tot rekening goed in te stellen. Kies bij het selecteren van een rekening voor de code als sortering om de juiste van/tot rekening code te selecteren. U kunt ook het vinkje Toon alles aan vinken

• Toon rekeningdetails : Het tonen van telefoon nummer en de contact naam van deze crediteur.
• Toon transacties  : Details van de transacties (anders totaal).
• Gebruik afletteren  : Als u goed aflettert kloppen de totalen per periode beter dan bij geen afletteren maar met afletteren kunt u geen historische posten zien.

Lijsten

Etiketten afdrukken

Betalingsadvies

Subgrootboekrekening

A.d.h.v. dit rapport kan u listings genereren van alle openstaande fakturen, en (niet afgeletterde) betalingen.

U kan sorteren op naam of code (default), als ook filteren op crediteur, periodes, rapportagegroepen e.d.

Contactlijst

Debiteur

Ouderdomsanalyse

De ouderdoms analyse stelt u in staat de openstaande posten van uw debiteuren te bekijken. U kunt hier opgeven vanaf welke datum (bovenste datum box) de ouderdom moet zijn. De andere datums zijn voor het sturen van de verschillende periodes.

Met afletteren kijk hij alleen naar de openstaande bedragen waardoor de ouderdom exact berekend kan worden.

Vergeet niet de van tot rekening goed in te stellen. Kies bij het selecteren van een rekening voor de code als sortering om de juiste van/tot rekening code te selecteren. U kunt ook het vinkje Toon alles aan vinken

• Toon rekeningdetails : Het tonen van telefoon nummer en de contact naam van deze debiteur.
• Toon transacties  : Details van de transacties(anders totaal).
• Gebruik afletteren  : Als u goed afletterd kloppen de totalen per periode beter dan bij geen afletteren maar met afletteren kunt u geen historische posten zien.

Lijsten

Etiketten afdrukken

Rekeningoverzicht

Subgrootboekrekening

Grootboek

Begroting

Het overzicht van de ingevoerde begroting bij Bewerken->Rekeningen->(Kies rekening) Begroting.

Rekeningschema

Het ingevoerde rekening schema ter controle. Rekeningen met een * zijn winst verlies rekeningen.

Kasstroomoverzicht

Grootboekrekening

Detail overzicht van de grootboek kaart met cummulatief mee lopende totaal. Voor de debiteuren en crediteuren rekening moet u naar de rapporten->debiteuren->grootboeken gaan.

Vergelijking

Saldibalans

Een overzicht met daarin de totalen per aangegeven periode. Zowel winst verlies als balans rekeningen staan op dit overzicht en er kan op verschillende manieren worden gerapporteerd. Door b.v. het gebruik van de groepen wordt het overzicht verder uitgesplitst op de groepen van de rekeningen. Winst/Verlies kunt je herkennen aan een *

Kijk ook bij Extra->TLedgerviewer hiermee kunt u alle overzichten creeeren en door klikken voor details. Ook kunt u dit makkelijk naar een tekst bestand exporteren. Tab gescheiden dus goed in te lezen in Excel.

Winst- en verliesrekening

Balans

Kas/Bankboek

Documentenlijst

Voorraad

Activiteit

Openstaande bestellingenlijst

Vergelijkingstotaal

Etiketten afdrukken

Rapport herbestellen

Voorraad Artikellijst

Verkoopanalyse

Verkopen

Verkoper

Producten

Klanten

Kassaverkoop

Inkoopanalyse

Inkopen per leverancier

Inkopen per product

BTW

Dit rapport geeft een overzicht van alle BTW uitgaven en inkomsten. Het is een groot hulpmiddel bij de aangifte van de omzetbelasting. Er zijn keuzes voor de soort rapportage. Kies de meest voor de hand liggende opties.

Rapporten

Reportman reports

Grafieken

Instellingen

Voorkeuren

In dit menu onderdeel vindt u de programma instellingen. Instellingen voor uw administratie vindt u bij Instellingen->Administratie.

Backupmap

Dit is de locatie die standaard wordt gebruikt voor de backups. osF kan van uw bestanden een backup maken. Gebruik bij voorkeur een locatie anders dan de huidige harde schijf, bijvoorbeeld een netwerk schijf.

Drukletters

Kleuren

Data parameters

Een paar belangrijken instellingen staan hier zoals: Het aan of uit zetten van reportman. Het instellen van het afrondings mechanisme. Het gebruik van de Nederlandse wijzen van bank boek gebruiken. Het instellen van contra referentie houdt in dat het veld 'verwijzing' bij balansen automatisch ingevuld wordt met het originele verwijzingsnummer.

Definieer etiketten

Printer

Hier kunt u verschillende printers instellen.

U kunt hier de instellingen van de pinter per client aangeven. Bij de knop page kunt u de pagina instellingen aanpassen. In de tab print setup kun u voor deze client b.v. printer 1 opgeven. Printer 1 kunt u configureren bij configure printers. Kies daar de gewenste printer voor de afdruk op dat type printer.

Thema

Kies een thema om de icoontjes en achtergrond plaatjes aan te passen. U kunt ook zelf een thema maken. Door in de map C:\osFinancials\Bin\themes de map classic te kopieeren en te hernoemen kunt u zelf de icoontjes in deze map vervangen. Verschillende plaatjes die op de achtergrond getoond worden moeten de naam Background1.jpg en Background2.jpg hebben.

Administratie

In dit menu heeft u toegang tot de instellingen voor uw administratie.

Toegangsbeheer

In toegangs beheer kunt u verschillende gebruikers aanmaken met rechten.

Journaaltype

Hier kunt u journalen bijmaken voor een kas/bank of standaard invoer. Deze vind u dan terug bij Invoer->Journaalinvoer F2

Hier heeft u ook de beschikking om eventueel opties in te stellen van een journaal.

Bedrijfsinformatie

vul hier u eigen bedrijfs gegevens in zodat deze op een print afdruk verschijnt. Van factuur tot proefbalans gebruikt deze gegevens.

Documenten

In dit menu heeft u de volgende opties:

• De standaard layouts voor documenten wanneer deze worden afgedrukt. Deze layouts maakt u met #Reportman
• Volgende volgnummer. Op welke manier worden documenten doorgenummerd?
• Journaal. Welke journaal wordt gebruikt bij elk type document.

Groepen

Groepen zijn belangrijk. Deze worden gebruikt bij grootboeken om de juiste financiële categorieën aan te geven maar zijn ook erg handig bij debiteuren of crediteuren als mechanisme om groepen te scheiden. Maar ook bij documenten om de workflow mee te regelen.

Bij de standaard rapporten zijn meestal ook overzichten op groepen mogelijk. Met reportman geeft dat nieuwe mogelijkheden voor rapportage.

Bij documenten kunnen deze dus worden gebruikt als workflow voor de verschillende statussen van documenten. Het is aan te raden om de statussen dan met een cijfer prefixes te maken (dus b.v. 01 Inkopen, 02 Ontvangen, 03 Verzonden). Zo kunt u makkelijk filteren.

De volgorde van de groepen worden meestal gebruikt bij rapporten zodat er een handmatige logische volgorde mogelijk is.

Artikel groepen worden soms gebruikt voor leveranciers. Op die manier is er een rapport te maken van de b.v. niet doorgeboekte facturen voor alle artikelen per leverancier. Reportman biedt hier ruime mogelijkheden voor.

Financiële categorieën

Bij de financiële categorieën geeft u aan welke groepen in welke financiële categorie horen. Links ziet u een lijst met niet ingedeelde groepen. In het midden is een balk met de verschillende financiële categorieën. En rechts zijn de groepen in de financiële categorie.

Kies dus voor de juiste financiële categorie door de middelste knoppen en deel de groepen met de muisknop in de categorie door de groep in de rechter kolom te krijgen.

Internet

U kunt facturen versturen direct vanuit osFinancials als u aangeeft welke smtp server gebruikt kan worden. Met het email adres uit uw bedrijfs instellingen kunt u een email versturen naar een debiteur met zijn factuur. U kiest gewoon voor email bij het afdruktype.

Kassaverkoop

Hier kunt u de verschillende instellingen van een Kassa verkoop instellen.

• Gebruikte grootboek rekeningen
• Standaard debiteur voor kassa verkoop
• Rand apparatuur

Als u gebruikt maakt van het reportman rapport dan kunt u het beste de volgende instellingen controleren. Het gebruikte document kunt u controleren bij het tab printer. De layoutfile is standaard RMSTARTSP100.

Ga naar Extra->Plugins->Reportman.

Klap de book uit naar DOCUMENTS/DOCUMENTS. Open de RMSTARTSP100 door dubbel klikken. Ga naar File->Pagesetup Klik op tab printsetup en dan op Configure printers. U kunt hier instellen of de kassa lade moet worden geopend voor of na de print. Selecteer User printer 1 in de linkerlijst. Selecteer nu rechts boven uw printer op deze machine. Kies bij configuration file System configuration. En klik op ok. Controleer of bij select printer User printer 1 staat.

Voor multi user moet dit herhaald worden per PC.

Verslagdata

Hierin stelt u de financiele periodes in. Deze kunt u niet aanpassen als er al gegevens in osF staan.

U kunt hier periodes sluiten voor invoer. Ook kunt u het vorige jaar sluiten voor invoer.

Verkoper

Verkopers kunnen aan documenten hangen en aan gebruikers. Ook kunnen verkopers gebruikt worden met het kassa systeem.

Rekeningoverzicht

Voorraadinformatie

Instellingen voor uw voorraad.

• Verkoopprijsomschrijving
  Geef hier de omschrijvingen of namen voor de drie categorieen aan verkoop prijzen.
• Vinkje SQL only for stock lookup
  Dit vinkje zorgt er voor dat u niet alle artikelen ophaalt waardoor u eerst gebruik moet maken van de zoek functie. Als u online werkt of veel artikelen heeft spaart deze optie bandbreedte uit.

Oude of verplaatste opties hieronder

Modus

Bij het openen van een administratie beperkt de modus beperkt het aantal iconen.

• Factuur/boekhouden = alles
• Boekhouden = alle document iconen verdwijnen zodat u alleen boekhoud zaken overhoud.
• Kassa = alleen kassa iconen.

Koppel aan verkoper

Met een koppeling naar een verkoper kunt u er voor zorgen dat het keuzen veld bij documenten invoer automatisch deze verkoper kiest en het door deze gebruiker niet meer is aan te passen.

Extra

Rekenmachine

Deze optie opent een simpele rekenmachine. Fijn is dat deze de berekening tussenstappen laat zien, en dat expliciet de berekening uitgevoerd moet worden. Dit in tegenstelling tot de standaard rekenmachine van het besturingssysteem die na elke tussenstap (bijvoorbeeld +) deze al uitvoert.

Algemene processen

Schonen/Terugstellen

Schonen/terugstellen is een handige functie om tijdens je testen telkens met een schone lei te beginnen. Opgelet, wanneer je een administratie met voorraadbeheer heeft, wordt er bij het schonen/terugstellen de quantity on hand en cost data op nul gezet.

Bijgevolg voordat je deze optie kiest kan het aangewezen zijn de stock data te exporteren om later terug te importeren. Wanneer je stock data via osCommerce opgeladen wordt, wordt initieel de quantity on hand wel correct gezet, maar de quantity uit osCommerce wordt niet overgenomen met subsequente updates van bestaande stock.

Open nieuw boekjaar

Als u in 2007 werkt en het nieuwe jaar 2008 breekt aan kunt u een nieuw boekjaar openen zodat u in 2008 verder kunt werken. De gegevens van 2007 kunt u nog benaderen en aanpassen. 2006 is dan helemaal afgesloten en correcties daarom moeten in periode 1 worden geboekt van 2007. Maak altijd eerst een backup voor dat u deze handeling uitvoert.

Ongedaan maken verwerkte journaalinvoer

Hierbij een korte uitleg voor het terugzetten van reeds verwerkte journaalinvoer:

Als je eenmaal een boeking hebt verwerkt c.q. opgeslagen (Functietoets 6) is deze niet meer zichtbaar bij het venster Journaaltype voor de journaalinvoer (F2).

Om een reeds verwerkte journaalinvoer te corrigeren hoef je geen tegenboeking te maken in het memoriaal, maar je kan de reeds verwerkte boeking ongedaan maken. De boekingsregels verschijnen dan weer in het venster journaalinvoer. Deze kan je vervolgens wijzigen en weer opslaan (F6).

Via menu -> Extra -> Algemene Processen -> Ongedaan maken verwerkte journaalinvoer kan je een overzicht opvragen met de reeds verwerkte journaalinvoer. De journaalinvoer van vorige boekjaren worden ook weergegeven. Per dagboekbladzijde verschijnt er een regel in het overzicht met vermelding van het aantal regels en de datum van verwerking.

Door het selecteren van een of meerdere regels kan je een of meerdere dagboekbladzijden ongedaan maken. Klik op "Maak ongedaan" om de invoer terug te zetten. Via Invoer -> journaalinvoer of F2 kan je de desbetreffende bladzijde raadplegen en eventueel wijzigen.

Corrigeren van verwerkings fouten

Maak voor dat u deze functies gebruikt altijd een backup.

In dit scherm zijn ook een 2 tal verborgen opties aanwezig. Door met u muis 2 keer op het id veld te klikken krijgt u 2 extra knopen op het eerste tabblad.

• Redo all Deze functie probeert alle invoer opnieuw te balanceren en te verwerken. Bij administratie's zonder kosten van verkoop zou deze optie er voor moeten zorgen dat al uw btw boekingen volgens de nieuwe manier wordt gedaan. ook worden alle documenten opnieuw verwerkt waardoor boekingen met verkeerde instellingen ook worden gecorrigeerd.

• Recalc totals Hiermee kunt u opnieuw alle totalen laten uitrekenen op basis van uw detail records. In osF worden de details in de tabel transact opgeslagen en de totaal gegevens per priode in de tabel totals. Wij hebben inmiddels gezorgt dat dit bijwerken gebeurt met een transactie maar mocht het probleem zich ooit voor doen dat deze uit balans raakt of als u migreert van een oude versie waarin dit nog wel mogelijk is kunt u dat herstellen met deze functie.

Copieer van een administratie

Zoek

Hier kun je werkelijk op alles zoeken een adres een artikel een factuur. Als je de vinkjes op de juiste manier gebruikt zal je snel het document of die debiteur vinden.

Rapport ontwerpen

Rapporten, facturen en andere documenten worden ontworpen met de plugin "reportman" (volluit: report manager). Hieronder staat de oude methode via de ontwerper functie uit het hoofdmenu.

Een factuur of declaratielayout aanpassen

In de editor de file openen die aangepast dient te worden (locatie bij een standaard installatie: C:\osFinancials\Bin\Reports\) Aan de linkerkant van het scherm staan een aantal icoontjes onder elkaar, de onderste is voor een textbox in rtf uitvoering. Op de layout van de factuur wordt de textbox geplaatst waarna een nieuw scherm opent waarin de tekst geschreven kan worden. Ook de opmaak van de textbox wordt hierin aangepast. Als op de layout de tekst niet juist wordt weergegeven, kan door het vasthouden van een van de handels (de kleine zwarte vierkantjes op de hoeken en in het midden van de lijnen) de box op de juiste grootte worden gemaakt. Ook de plaats van de textbox kan aangepast worden.

--Pretax 23 okt 2006 16:19 (CEST)

Let erop, dat deze editor op termijn uitgefaseerd gaat worden. Het zal dus voorkeur hebben, om met Report man(ager) layouts te beginnen.

T-rekening viewer

Bekijk de gemaakt boekingen met de TViewer. Op deze manier ziet u duidelijk welke transacties er zijn geboekt. U ziet de openings balans en detail boekingen van een bepaalde rekening binnen een periode die u kunt kiezen. Door de hoofdrekeningen debiteur of crediteur te selecteren krijgt u de subadmistratie boekingen zien van deze rekeningen.

Met behulp van de T-Viewer kunt u transacties makkelijk achterhalen.

Uitvoer

Bij uitvoer kunt u uw gegevens uitvoeren naar verschillende formaten.

Voor de meeste formaten is tab gescheiden een prima export omdat u deze met b.v. excel of openoffice kunt bewerken. Het formaat van de export is gelijk aan die van de import. Dus met het bestand dat u hier maakt kunt u een voorbeeld maken van het bestand dat u wilt gaan importeren.

Voor artikelen kunt u ook gebruik maken van de geavanceerde import. Kijk voor meer informatie bij #Artikelen

Ook is het mogelijk een synchronisatie export te maken voor b.v. multy brances of voor een boekhouders backup. U kunt hiervoor de export van journalen gebruiken in het TXF formaat. Vanaf versie 1.0.2.26+ werkt de import hiervan perfect. En zijn er mogelijkheden om de export incrementeel te doen. Het systeem onthoudt dan tot waar het laatst is geexporteerd. Bij b.v. een boekhouders backup kan de boekhouder daarna in een copie correcties doorvoeren en een export maken van zijn aanpassingen. De klant kan dan gewoon doorwerken en leest deze import uiteindelijk in. Daarna heeft hij de aanpassingen die door de boekhouder zijn gedaan in zijn administratie ingelezen.

Invoer

Middels deze optie is het mogelijk om de volgende gegevens te importeren. De volgende gegevens kunnen worden geïmporteerd:

• documenten;
• rekeningen;
• debiteuren/crediteuren;
• voorraad.

De invoer kan via diverse formaten, te weten:

• TurboCASH Exchange File (TXF);(werkt goed vanaf versie 1.0.2.26+)
• XML-database (XML);
• Lotus Spreadsheet (wk1);
• kommagescheiden waarden (CSV);
• Windows listseperator waarden;

Import van verwijzingen naar rekeningen gebeurt op basis van de volgende logica XOOOOZZZ

X is het type rekening O is de SMainAccountCode in de table Account Z is de SSubAccountCode in de table Account

type rekening

0 G = Grootboek 1 D = Debiteur 2 C = Crediteur 3 B = Bank 4 T = BTW

• Dit is de waarde van de column WAccountTypeID in de tabel account

Dus een Debiteur.

Importeren van een grootboekrekeningenschema

Hier volgt een summier stappenplan voor het importeren van een grootboekrekeningschema vanuit excel via csv naar osFinancials. Dit overzicht zal nog later worden verder uitgewerkt.

Binnen osF zit de importfunctie bij Extra > Invoer.

Selecteer als Datatype import: Rekeningen en als bestandformaat: Comma seperated values.

Een aantal vaste gegevens dienen te worden geïmporteerd. Hieronder staat vermeld welke gegevens het invoerbestand moet bevatten.

• WaccountTypeID: 0 normaal; 3 kas-bank-giro; 4 btw
• Sdescription: grootboekrekeningomschrijving
• SaccountCode: grootboekrekeningnummer (G-7cijfers, B-7cijfers)
• BincomeExpense: balans- of resultatenrekening (0: balansrekening; 1: V&W-rekening)
• BsubAccounts: 0 geen subaccounts (1 voor subadministratie)
• BOPENITEM: 0
• BINACTIVE: 0
• Sgroup1: groep 1: rapportgroep 1
• Sgroup2: groep 2: rapportgroep 2
• DstartDate: n.v.t.
• DendDate: n.v.t.
• Frate: BTW-percentage voor BTW-rekeningen
• Sreceipt: indien sprake is van een kas-, bank- en/of girorekening; hier de naam van het desbetreffende dagboek invoeren die aan de grootboekrekening moet worden gekoppeld).
• Spayment: bankrekening (in osFinancials wordt voor de ontvangsten en voor de betalingen een apart dagboek gebruikt; deze leeglaten, want zowel de betalingen als de ontvangsten worden in één dagboek/journaal gezet; in het buitenland wordt het namelijk wel eens apart geregistreerd.)
• Scurrency: leeg laten

NB Bij eventuele nieuwe versie is het verstandig een export te maken van de rekeningen om vervolgens te kijken welke gegevens ingeïmporteerd moeten worden.

NB Als je de bankrekening al hebt gekoppeld met een dagboek, lijkt het mij verstandiger die grootboekrekening niet te importeren.

Importeren van een artikelbestand

SSTOCKCODE

• type = string
• lengte = 15

WSTOCKTYPEID

• type = integer

SBARCODENUMBER

• type = string
• lengte = 25

SDESCRIPTION

• type = string
• lengte = 35

FQTYONHAND

• type = float
• Aantal op voorraad.

FREORDERQTY

• type = float
• Herbestellen bij (-1 is nooit herbestellen).

BAPPLYINVOICEDISCOUNT

• type = short
• Toepassen factuur korting op dit artikel

FSELLINGPRICE1

• type = float

FSELLINGPRICE2

• type = float

FSELLINGPRICE3

• type = float

FUNITAVECOST

• type = float
• De gemiddelde waarde van een artikel ( b.v u heeft 20 stuks waarvan u er 10 voor 10,- per stuk heeft gekocht en 10 voor 20,- dan is de gemiddelde prijs 15. ((10 * 10) + (10 * 20)) / 20

FUNITCOST

• type = float
• Laatste prijs van het arikel wordt gebruikt als er een inkoop wordt aangemaakt.

SEXTRADESC

• type = string
• length = 255

BDISABLED

• type is short

SUnit

• type = reference naar tabel unit = string
• length = 8

SGroup1

• type = reference naar tabel groups = string
• length = 255 (35 per groep maar nestelde groepen mogen ingegeven worden met @

dus b.v. groep kantoorartikelen heeft een subgroep pennen is  kantoorartikelen@pennen

SGroup2

• type = reference naar tabel groups = string
• length = 255
• zie groep 1

SCostAccount

• type = reference naar tabel Account = string
• length = 4 + lengthe van SMainAccount in table Account.
• De

SSaleSACCOUNT SStockAccount SInputTax SOutputTax SSupplier1 SSupplier2

[Import multy branch of boekhouders backup] Gebruik het import type documenten om een backup via export->Journalen in te lezen in een administratie. Deze worden automatisch verwerkt door het systeem.

Data Integriteitscontrole

Script Engine

Taalinstellingen

Hiermee kunt u een eigen vertaling toevoegen aan osF. Zo kun tu b.v. osFinancials in het Fries of Limburgs vertalen maar natuurlijk ook voor een stichting (termen als donatie i.p.v. factuur) of kerk (giften etc).

Alle Nederlandse termen worden hiermee vertaald er kunnen nog engelse teksten zijn die nog niet aangepast worden.

Genereer reportman mappen

Reportman reports kunnen over bestaande rapporten worden gezet zodat niet de standaard maar een nieuw (eigen) rapport kan worden gebruikt.

Met genereer reportman mappen kunt u de mappen structuur laten aanmaken die gebruikt wordt bij het opzoeken van een alternatief rapport. In de map c:\osfinancials\plugins\reports komen mappen met de gekozen taal (dus in het geval van Nederland de map nederlands hierin vind u dan een boom van de menu items (met menu item naam) in osF. Door de juiste mappen te vullen met reportman rapporten kan dit rapport als alternatief worden gebruikt in osF.

Plugins

In de download van osF 2 worden een aantal plugins meegeleverd. Verder zijn er vele (betaalde) plugins beschikbaar. Deze zijn te bestellen via de webshop van osFinancials.

DocumentImport

ExportForWebsites

ExportImport

FreeFields

Handytools

In handy tools zitten verschillende functies om uw database te controleren of speciale acties uit te voeren.

Tabblad correcties knop vul globals met max + 1 id.

Een van de belangrijke acties hierin is het resetten van de generatoren. Hiermee kunt u de volgnummers die gebruikt worden aanpassen aan de huidige database. In het geval van b.v. conversie vanuit TurboCash kan het gebeuren dat deze niet gelijk zijn.

MultiMedia

MultiUserAgenda

Met deze plugin kunt u "onbeperkt" aantal agenda's beheren in osF. En hiermee dus "uren bij de klant" direct factureren per medewerker vanuit de agenda. Ieder agenda (of medewerker) heeft zijn eigen kalender en takenlijstje.

Bestellen: http://www.osfshop.com/osfinancials-multi-user-agenda-plugin-p-183.html

OBAangifte

De betaalde plugin om automatisch de OmzetBelasting aangifte te kunnen doen.

Parcel

Met deze plugin kunt u verbinding maken met uw Parcelware applicatie van de TNT: "Parcelware Desktop".

Na het aanmaken van een nieuw factuur wordt er automatisch bepaald wat voor een verzending het is op basis van een uniek artikel of vast artikel (verzendkosten artikel) en prijs. Dit alles zonder iets in Parcelware zelf te hoeven doen.

U krijgt terugkoppeling vanuit Parcelware m.b.t. de verzend gegevens welke vervolgens geheel automatisch in osF bij de factuur verwerkt worden. En daarmee wordt de status van het factuur automatisch aangepast naar "verzonden".

En u kunt daarna alle benodigde verzend stickers printen vanuit osF.

Bestellen: http://www.osfshop.com/osfinancials-parcel-plugin-p-181.html

PriceAgreement

Met deze plugin kunt u staffel prijzen gebruiken in 4 reeksen. Deze aangepaste prijzen kunnen worden toegekent aan een debiteur of crediteur, waarmee de standaard prijzen (verkoopprijs 1, verkoopprijs 2, verkoopprijs 3) niet meer worden gebruikt.

Daarnaast kunt u per debiteur of crediteur vaste prijzen vast leggen welke dan ook weer afwijken t.o.v. de standaard prijzen. Ook deze prijzen hebben voorrang op de standaard verkoopprijzen.

U heeft ook de beschikking over een extra veld waarin u desgewenst het artikelnummer van de leverancier van het artikel kunt vastleggen. Dit is uiteraard mogelijk voor alle leveranciers van dit artikel. Dit veld is ook te gebruiken als referentie tekst voor deze aangepaste prijs.

Bestellen: http://www.osfshop.com/osfinancials-prijsafspraak-plugin-p-182.html

Remittance

Deze plugin geeft een overzicht van achterstallige betalingen en biedt de mogelijkheid tot aanmaningen.

In osF 3 zijn er nog een aantal plugins toegevoegd

Activa

Plugin om activa af te schrijven.

Reportman

Met reportman kunt u zelf rapporten genereren of factuur layouts aanpassen. Alle reportman voorbeelden beginnen met RM. Als u reportman opstart ziet u een boom structuur. Ga naar DOCUMENTS->DOCUMENTS. Daar vindt u alle rapport voorbeelden. Door op een rapport te dubbel klikken kunt u dit gaan bewerken.

In het menu Report->Data access configuration kunt u de SQL velden zien die gebruikt wordt voor dit rapport. Ook kunt u hier de parameters zien die het rapport heeft. De variable die hier staat is het veld WDOCID uit de tabel Dochead. Deze wordt vervolgens gebruikt om alle zaken uit de tabellen op te halen. (DOCLINE voor de regels Stock voor de artikelen etc).

In de editor kunt u de velden benaderen in deze data sets. De vaste teksten kunt u aanpassen door op de tekst te klikken en vervolgens de waarde in het veldje 'TEXT' aan te passen.

Help

Help

Dit is de Orginele Help file in het Engels. Helaas is die handleiding nog heel erg gestoeld op de voorganger: Turbocash. Maar deze Wiki is natuurlijk een stuk beter :-)

Over osFinancials

Ondersteuning

Toon Welkomscherm

Online Registratie

Forum

osFinancials heeft een uitgebreid forum. Dit is te vinden via de link Community op de homepage van het project. http://www.osfinancials.org/index.php?option=com_fireboard

Bug report (SourceForge)

Open Source software kan niet leven zonder de feedback van gebruikers. Indien er sprake is van een fout (niet een verkeerd gebruik of onduidelijkheid, maar een foute werking van het programma), dan kan deze worden gemeld bij de zogenaamde Bugtracker via: http://sourceforge.net/tracker/?group_id=169037&atid=848821

Dit werkt als volgt:

1. Zoek eerst bij reeds gemelde fouten of er al een melding is gedaan, of dat er een fout heel erg veel op uw fout lijkt
2. Indien er reeds een melding is, dan kunt u eventueel bevestigen dat die fout ook bij u optreedt
3. Als u geen melding vind, schrijf dan een bugreport. Dit is een verslag van wat er fout gaat en wanneer. Wees zo duidelijk mogelijk. Hoe duidelijk, hoe makkelijker het is om de fout op te sporen.

Wat zijn nu de belangrijkste parameters voor mijn administratie

Type Administratie

osFinancials maakt een onderscheid in twee typen boekhoudingen: de documenten methode en de journaal methode.

Documenten Methode

Deze methode is bedoeld om voorraad transacties te boeken en verkoop van goederen en/of diensten bij te houden.

In het kort gezegd, alles wat een inkoop of verkoop ARTIKEL is. Hiermee worden dan automatisch de voorraadrekeningen, voorraad hoeveelheden en omzetrekeningen bijgewerkt.

Journaal Methode

Voor alle niet gerelateerde Voorraad en Verkoop artikelen is het journaal bedoeld. Hier boek je b.v. de telefoonrekening, aanschaf kantoorartikelen, de huur, etc. Ook boek je hier de aanschaf van duurzame artikelen welke je dient af te schrijven.

Aanmaken Administratie

Bij het aanmaken van een administratie moet u de juiste parameters instellen en een keuze te maken tussen de #Documenten Methode of de #Journaal Methode.

U kunt voor het aanmaken van de administratie kiezen uit

• Een administratie copiëren
• Hulp bij het aanmaken van een administratie
• Uw eigen administratie aanmaken (geavanceerd)

De eerste 2 kopiëren een bestaande administratie waar u vervolgens de parameters van mag controleren en eventueel aanvullen.

---

Bij de optie "Uw eigen administratie aanmaken (geavanceerd)" moet u zelf alles aanmaken.

Hierbij is belangrijk dat u de lengte van het rekening nummer aangeeft en de 3 hoofdrekeningen aanmaakt. De rest van de instellingen is eventueel vanuit osFinancials in te stellen.

De drie rekeningen die aangemaakt moeten worden zijn de debiteuren, crediteuren en winst verlies vorige jaren.

Debiteuren is de verzamelrekening voor alle debiteuren die als een totaal rekening in uw grootboek wordt bijgewerkt. Hetzelfde geldt voor de crediteuren.

De winst verlies vorige jaren is een rekening waarop de winst verlies van de vorige jaren komt te staan. Vanaf hier kunt u het dan wegboeken naar andere balans rekeningen.

---

Allereerst zullen we de journaaltypes die we nodig heben moeten invoeren. Instellingen->Administratie->Journaaltype Hier maakt u het inkoop, verkoop, memoriaal en beginbalans journaal aan. Ook voor elke bank maakt u een journaal aan.

---

Het is daarbij belangrijk dat u eerst groepen aanmaakt voor de grootboeken Instellingen->Administratie->Groepen Groepen (verdichting) komen in de financiële categorieën. Groepen worden ook gekoppeld bij rekeningen. In rapporten zorgen zijn voor een totaal overzicht per groep. Ook zijn groepen nodig om een balans te maken.

Als u de groepen heeft aangemaakt zult u deze moeten koppelen in Instellingen->Administratie->Financiële categorieën Hier geeft het venster aan de linker kant de niet gekoppelde groepen. In het midden zijn knoppen aanwezig voor de verschillende financiële categorieën. Door een knop te kiezen kunt u voor die categorieën de groep koppelen. In het scherm aan de rechterkant staan de gekoppelde groepen. Dubbel klikken verplaatst de groep van het linker venster naar het rechter.

Nu kunt u rekeningen invoeren. In osF is het zo dat je apart de volgende type rekeningen moet aanmaken:

• balans / winst verlies
• Bank / kas
• BTW

Debiteuren Crediteuren

• Koppel hierbij de juiste groepen.

Controleren Rekeningschema

Invoeren BTW-rekening

Controle Dataparameters

Journaaltype

In dit scherm maakt u eigen journalen aan. Als u een bank rekening wilt aanmaken zult u ook hier een extra journaal moeten aanmaken.

Documenten

Sneltoetsen overzicht

Functietoetsen in het Hoofdprogramma

Functietoetsen op de Journaal invoerschermen

Functietoetsen op de Document invoerschermen

Shift toets in combinatie met functietoetsen

Alt toets in combinatie met functietoetsen

Ctrl toets in combinatie met functietoetsen

Ctrl toets in combinatie met alfabetische tekenstoetsen

Ctrl en Alt toetsen in combinatie met alfabetische tekenstoetsen

Boekingsvoorbeelden

Hieronder staan enkele voorbeelden van veel voorkomende boekingen in osF. De meeste voorbeelden komen uit de dagelijkse praktijk, worden uit de fora geplukt of zijn nog niet beschreven (meehelpen?).

Opzetten van de eigen administratie

Giro- en bankrekening

Bestelling naar inkoop omzetten

Inkoop

Een inkoop van bijvoorbeeld een stoel voor uw kantoor boekt u als volgt:

1. Open het inkoop journaal
2. Voer de inkoop in. Kies de juiste BTW bedragen.
3. Boek deze inkoop door de boeking op te slaan.

Voor de betaling doet u vervolgens een boeking in het betreffende kasboek. (Bank of Kas). Indien je genoeg gegevens overeen laat komen met de inkoop zal deze automatisch gekoppeld worden (afgeletterd) via een popup scherm. Probeer in ieder geval de tegenrekeningen te laten kloppen, dan wordt de transactie makkelijker gevonden. Achteraf kan er altijd nog afgeletterd worden, dan kan de koppeling handmatig gemaakt worden.

De BTW voor deze actie moet maar in 1 boeking worden verwerkt. Dit kan op het moment van het invoeren van de inkoop, of bij de betaling. Maak deze keuze bewust en gebruik hem consequent in de boekhouding!

Retourinkopen

Offerte naar verkoop omzetten

Afschrijven

Voor een algemene uitleg voor wat afschrijven is: zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Afschrijving of lees het handboek ondernemen van de belastingdienst op: http://www.belastingdienst.nl/download/1042.html De Engelstalige WIKI heeft ook een stuk over Depreciation, of kijk in de meegeleverder handleiding Info->Help->Depreciation

Een voorbeeld voor een afschrijving komt uit het gebruikersforum:

   Duurzame goederen, zoals een computer voor je kantoor, boek je via de  #Journaalinvoer Inkopen.
   De bedoelde computer is niet een voorraad artikel t.b.v. de verkoop maar bedoeld voor bedrijfsgebruik en zul je afschrijven.
   Voor de aanschaf boek je:
       0260 Computers
       Aan Bank als je niet de leverancier wilt bijhouden
       of Crediteuren als je wel wilt koppelen aan de leverancier van de computer.
   De factuur (aanschaf) voor de computer boek je op een balansrekening (0260) en deze waarde laat je iedere periode verlagen door je afschrijvingen. De afschrijvingen gaan van de balans over naar een kostenrekening waardoor je balanswaarde omlaag gaat en per periode je de kosten neemt t.b.v. de afschrijving.
   Voor de afschrijving boek je dan dus:
       4850 Afschr. kantoorinventaris
       Aan 0261 Afschrijving computers

Verkopen

Creditnota's

Declaraties

U krijgt soms declaraties te verwerken van personeel. Hier is geen interface voor, dus zal het op dit moment via crediteuren gaan. Zie feature request [848824] en voeg evt uw wensen daar aan toe als u ook van declaraties gebruik wilt maken.

Een declaratie kan in versie 2.0 verwerkt worden als volgt:

• Maak een crediteur aan (uw personeelslid)
• Controleer of alle benodigde tegenrekeningen bestaan. Bijvoorbeeld bij autokilometers of de autokosten of kilometerdeclaratie rekening bestaat
• Voer de betaling in, en verdeel deze over de verschillende posten.

BTW periode afsluiting

Uit de fora: De BTW moet u in Nederland per periode afdragen. Eventueel krijgt u BTW terug. Het overzicht daarvan kunt u krijgen via het BTW rapport (Rapporten->BTW).

Dus wat te doen bij een periode afsluiting? Maak in het memoriaal journaal een tegenboeking voor elke BTW rekening. Boek daarbij het bedrag uit het overzicht naar de grootboekrekening BTW-afgedragen (of hoe u die ook wilt noemen). Het verschil welke er overblijft tussen betaalde en ontvangen BTW verrekenen met de Belastingdienst en op het moment dat die afrekening op uw bankafschrift binnen is, boeken op dezelfde grootboekrekening.

Jaarafsluiting

Een jaar afsluiten in osFinancials is eigenlijk een jaar openen. In osFinancials kunt u 2 boekjaren open hebben. Als u dus in 2006 werkt en het is nu 2007 zult u een nieuw boekjaar moeten openen. Hiermee sluit u dan 2005. U kunt dus nog steeds boeken in 2006. Bij rapporten heeft u meestal een kolom (of keuze lijst) vorig jaar. Deze kolom gebruikt u om de gegevens van 2006 te bekijken.

U kunt nu dus niet meer in 2005 boeken.

---

Alvorens een boekjaar af te sluiten gelieve eerst de volgende stappen door te nemen:

1. Controleer of alle boekingen correct zijn verwerkt vanuit de Kas/Bank/Giro-boeken.
   De eindsaldi per ultimo boekjaar (kalenderjaar) moeten gelijk zijn met de dagafschrift saldi. (U krijgt altijd een opgaaf van het saldo per 31 december van uw bank. Bij de kas zult u zelf moeten tellen...)
2. Memoriaalposten inz. correcties moeten geboekt zijn.
3. Print alle benodigde documenten zoals: Saldibalans, resultaatrekening, debiteuren, crediteuren lijsten alsmede alle lijsten die u zelf belangrijk vindt middels rapporten die u zelf aangemaakt heeft.
4. Maak een backup van de administratie die u wilt afsluiten.
   Geef aan deze back-up het jaartal van het boekjaar mee. Bewaar deze Back-up in een aparte back-up directory. Dus niet bij Books. Bij books zet u alleen de actuele administraties.

Als u alles accoord heeft kunt u gaan afsluiten via de menu balk: Knop -->Extra -->Algemene processen

 -->Open nieuw boekjaar --> Volgt scherm met de vraag --> 
                            Deze bewerking heeft grote invloed op uw gegevens.
                            Wij bevelen aan dat u stopt en een backup maakt. (Zie punt 4)
                            Wilt u doorgaan? Bij twijfel kies -->NEE. anders -->JA (Default)

Als u JA heeft gegeven volgt een nieuw scherm met de vraag -->

                            Wilt u het openen van een nieuw boekjaar stoppen?  
                            Bij twijfel kies -->JA (Default). Anders kies -->>NEE

Bij NEE wordt het betreffende boekjaar afgesloten. Balans posten zijn in het nieuwe boekjaar overgezet. Controleer dit wel voor u verder gaat.

U heeft nu een nieuwe administratie waarbij: Balans posten in het nieuwe boekjaar zijn overgezet. De grootboekrekeningen van resultaat en verlies op nul=0 zijn gezet. Door het afsluiten van een boekjaar bv. 2007, worden de perioden zoals die zijn ingesteld bij de rapporten veranderd van 2007 in 2008. Dus met 1 jaar opgehoogd. Controleert u dit s.v.p. wel. De opening van dit nieuwe boekjaar vermeldt nog wel de naam van het oude boekjaar2007. Maak dus een nieuwe backup met de nieuwe naam boekjaar2008. Nog beter is om per jaar een directory met het jaartal erin aan te maken. Dit is vooral handig als u meerdere administraties bewerkt. In de administratie "Boekjaar2007" kunt u niet meer boeken. Als u nu in het nieuw geopende boekjaar een saldibalans opvraagt dan ziet u dat de balans posten van het oude jaar al als openingsbalans zijn vermeld. Ook het resultaat van het voorgaande jaar is vermeldt bij rek. 9999-000 resultaat boekjaar. Dit moet u zelf corrigeren middels een boeking (memo post) naar een rekening die daar voor bestemd is. (Bv. reserve, dividend dit afhankelijk van eventuele statuten enz.) Dit kan ook al geschieden voordat u het boekjaar afsluit. Resultaat op rek. 9999-000 is dan nihil.

Opnieuw beginnen

Soms is het nodig om opnieuw te beginnen met financiele invoer. U wilt dan wel al uw overige gegevens bewaren. Hieronder volgen de stappen die u daarvoor moet nemen.

1. Maak eventueel een export van uw voorraad zodat u de aantallen etc kunt behouden. (zie topic voor export import in de wiki).
2. Kopieer de administratie handmatig (Uw administratie staat standaard in de map c:\osfinancials\books). Hernoem de kopie en geef een herkenbare naam.
3. Start osFinancials en ga naar Extra->Algemene processen-> Schonen/Terug stellen. (klik goed op de vragen die worden gesteld).
4. Lees uw voorraad in via het Bewerken->#Artikelen (zie wiki topic).

U bent nu klaar om eventueel de rapport data aan te passen. Ga naar Instellingen->Administratie->Verslag data. Ook kunt u voorraad artikelen, debiteuren, crediteuren, grootboeken etc. verwijderen als u die niet meer nodig heeft.