OsFinancials Bankimport Plugin User Guide
Bankimport
Om de bankimport te testen kunt u gebruik maken van het test bestand welke standaard wordt meegeleverd:
Het bestand c:\osfinancials\bankimport.txt is een rabobank csv bestand.
Ga in het programma naar "invoer->Bank/kas" Kies hier de bank die u wilt gaan invoeren. Vul het eindbedrag in "bank/kas saldo". Dit is meestal het huidige saldo, dus waar het saldo op moet staan NA de import. U ziet bij "saldo grootboekenrekening" het laatste saldo dat osF heeft. Het verschil kunt u nu boeken. Druk op "open".
In het volgende scherm kunt u op het icoontje Import drukken. Kies bij bestandstype voor rabobank comma gescheiden. Klik op importeer en selecteer het bestand"c:\osfinancials\bankimport.txt"
Druk op sluiten, dan weer op sluiten. De betalingen worden geimporteerd, maar u moet er nog enkele details aan meegeven zoals de rekening. Dit is meestal de rekening van de crediteur of debiteur. Als u dat heeft gedaan kunt u er voor zorgen dat de volgende keer als dit (bank)rekening nummer wordt gebruikt de gekozen rekening automatisch geselecteerd wordt. Kies u dus een rekening en druk op enter dan met uw rechtermuis knop. Kies voor "Koppel bankrekeningnummer".
Verwijdert u nu het journaal met de knop F9 en in de lijst "verwijder journaal" Open opnieuw op het journaal en druk op importeren. Druk op rechtermuisknop in het grid en kies voor "Zet op onverwerkt". Druk dan weer op de knop sluiten.
De verschillende beschikbare bestandsformaten zijn:
- Rabobank CSV (zie bankimport.txt voorbeeld)
- Rabobank fixed
- MT940 (bijv Triodos, ABN AMRO)
- Paypal NL (check of dit ook werkt voor Paypal BE)
- (Belgisch) Fortis
- ... en veel meer (nog aan te vullen)
Nog niet geimplementeerd:
- KBC personal banking (heeft geen export formaat, maar wel een html layout tabel die in Excel gecopieerd kan worden en bewaard als bv csv file welke dan compatibel is met één van de andere formaten)
Welkom bij de handleiding voor de Bankimport plugin van osFinancials.
- Uitgangspunten
- Introductie
- Instellingen voor het bankboek
- Invoeren kas/bank gegevens volgens de “afschrift methode”
- Importeren van gedownloade afschriften
- Koppelen van een bankrekening nummer aan een crediteur/debiteur
- Afletteren van openstaande posten met betalingen
- Afletteren door middel van “Document opzoeken”
- Afletteren door middel van “Document met bedrag zoeken”
- Handmatig invoeren van afschriftregels
- Invoeren kas/bank gegevens volgens de “Datum methode”
- Werken met automatische betalingen
- Werken met clieop bestanden.
- Updates en missende informatie.
Uitgangspunten
Voor deze handleiding gaan we uit van de volgende zaken :
- Er gebruik gemaakt wordt van BANKIMPORT als voorbeeld rekeningschema (deze is mee geleverd in de download.
- Dat de bank rekeningen aangemaakt en goed gekoppeld in de boekhouding staan en dat u met een lege bankrekening en kas begint.
- Dat het eerste afschrift van de bankrekening de volgende betalingen betreft :
- een privé storting van € 1000,-.
- een betaling aan de crediteur “postkantoor” van € 10,20 is.
- een betaling aan de crediteur “Fedex” van € 165,52 is.
- Dat u weet hoe u de afschriften kunt downloaden via uw electronic banking.
- Dat als thema de “Classic” is gekozen, dit heeft betrekking op welke iconen weergegeven worden.
- Er altijd een linkermuis toets klik bedoeld wordt, tenzij dit anders vermeld wordt.
- Het zoekscherm is ingesteld op “gebruik filter/use filter” (controleer dit, door met rechts te klikken in het zoek scherm).
Introductie:
Om het Kas/Bankboek te openen klikt u op onderstaand icoon :
U krijgt nu de openingspagina van het Kas/Bankboek te zien :
Achter Kas/Bankrekening staan de standaard bank en kas rekening, en de eventueel door u zelf aangemaakte extra rekeningen.
Voorbeelden van extra rekeningen zijn : Een (of meer) extra bank of Kas rekening(en) Een Credit kaart rekening Automatische Incasso rekening Paypal/Ebay etc. rekening
Verders zien we in het scherm het huidige saldo van de geselecteerde rekening. Deze waarde wordt handmatig ingegeven. En het Saldo volgens de grootboek rekening.
Onderin het scherm zien we de laatste (afschrift) regels welke in de geselecteerde rekening geboekt zijn.
Als praktijk test, heeft u een test afschrift ontvangen bij de download, deze gaan we gebruiken om mee te testen in een dummy administratie. Om te controleren of u goed aan het boeken bent, kunt u een controle middel gebruiken. Selecteer de bankrekening en geef dan bij het “Bank/kas saldo” het eind saldo op welke op uw afschrift staat, in het voorbeeld is dat € 824,28.
Klik hierna op open.
U ziet nu dat volgens de controle berekening er een verschil is van – 824,28.
Instellingen voor het bankboek
U begint met de instellingen voor het bankboek in te stellen. Dit doet u door te klikken op het icoon “F10: Instellingen” of door de “F10” toets in te drukken op het toetsenbord. U komt nu in het instellingen scherm :
U dient het vinkje van de “Geen BTW” optie aan te zetten. Klik vervolgens op het tabblad “Geavanceerd” en neem de instellingen over als hier onder :
Invoeren van kas/bankgegevens
U kunt op verschillende wijze uw bankboekingen bijhouden, in deze handleiding bespreken we de 2 meest gebruikelijke. 1) Afschriftmethode, waarbij u per afschrift van de bank uw boekingen doet. Voordelen :
- U heeft een goede controle van de saldi : de eindbedragen op het afschrift.
Nadelen :
- De banksaldi zijn niet “up to date” u loopt afhankelijk van de afschift frequentie altijd achter op “vandaag”.
- Het kan voorkomen dat er op 2 afschriften boekingen staan met dezelfde datum
- In de download zult u echter altijd alle boekingen van die datum mee downloaden
- Deze “extra” boekingen dienen ofwel vóór het importeren verwijderd te zijn, of direct na de import in het scherm voor het toekennen van de referentie
2) Datum methode, waarbij u de boekingen per datum vastlegt. Voordelen :
- De banksaldi zijn “up to date” u loopt maximaal één dag achter op vandaag.
- Geen correcties op downloads, waarbij er op 2 afschriften boekingen voor komen van dezelfde datum.
Nadelen :
- Geen voor zover bekend.
Invoeren kas/bank gegevens volgens de “afschrift methode”
U legt afschrift nr. 1 klaar om daarmee de gegevens te verifieren.
U heeft nu 2 mogelijkheden om de transacties in te voeren : 1) U kunt via electronic banking het afschrift downloaden, en electronisch verwerken. 2) U kunt handmatig het afschrift in voeren.
Importeren van bankafschriften en electronisch verwerken
Klik op het icoon “Importeer afschriften” in het bankimport scherm. En selecteer het gebruikte bestandstype. Voor de praktijk test gaan we gebruik maken van “Postbank CSV export.
Vervolgens klikt u op de knop “importeer”. U krijgt nu een windows verkenner scherm waarmee u naar het testafschrift kunt bladeren. Standaard is deze locatie : c:\osFinancials\import\bank. U vind daar het test afschrift “Afschrift.csv”. Selecteert u deze en klik vervolgens op de “Openen” knop.
In de volgende stap zien we het verschil tussen de “afschrift methode” en de “datum methode” van het bijhouden van de bankrekening.
Om gebruik te maken van de “afschrift methode” klikt u op de bovenste regel, en vervolgens houdt u de Shift en de CTRL toets ingedrukt, en klikt u op de onderste regel. Alle regels zijn nu blauw geselecteerd. Vervolgens zet u het afschrift nummer (in dit geval 1) in het veld “Afschrift” en klikt op de knop “toepassen”.
De referentie is nu veranderd van de datum naar het afschrift nummer. Wilt u gebruik maken van de datum methode, dan hoeft u niets te doen als u de boekingsdatum op de importeer datum wilt houden, of u kunt er voor kiezen om van elke regel de Referentie datum te vervangen voor de Transactiedatum uit de eerste kolom.
Voor de verdere uitleg ga ik uit van de afschriften methode. Nu de referentie is aangepast kunt u op sluiten klikken.
En ziet u de eerste import in het overzicht verschijnen. U kunt de vorige stappen herhalen voor alle reeds gedownloade afschriften. En als laatste klikt u op de knop “sluiten”, waarmee de afschriften in het bankboek worden geïmporteerd.
U ziet nu dat bij de FEDERAL EXPRESS er een tegen rekening is geselecteerd.
Dit komt, omdat er bij de crediteur het juiste bankrekening nummer ingegeven was vóórdat de import van het afschrift gedaan werd.
De overige twee boekregels dienen handmatig gekoppeld te worden aan een debiteur, crediteur of grootboek rekening.
De eerste regel is de storting van een privé rekening op de zakelijke rekening van € 1000,-. Deze dient dus geboekt te worden op een grootboek rekening, bv. “privé stortingen”. Om het bedrag te koppelen aan die grootboekrekening, dubbel klikt u in het veld “Rekeningen”. Links onderin het scherm wordt het opzoek venster nu zichtbaar. Klikt u met rechts nu in dat venster, dan komt er een instelling in beeld “use filter”. Door hier nu op te klikken, kunnen we gebruik maken van de filter functie in het opzoek scherm.
Door nu de tekst in te geven “privé” zal er telkens na het invoeren van een volgende letter een kleinere selectie overblijven. U kunt nu klikken op “G0750000 Prive-stortingen”, en ziet dan dat in het veld “rekeningen” nu het gekozen grootboeknummer “0750-000” komt te staan.
Vervolgens gaat U nu de 2e boekingsregel koppelen aan de crediteur “Postkantoor”.
U klikt weer in het veld “rekening” en het zoek venster komt naar voren.
U typt de tekst “post” in en krijgt de crediteur “postkantoor” in de lijst te zien.
Als u op “Postkantoor” klikt, wordt het “afletter” scherm geopend.
Hierin is de openstaande post van het postkantoor te zien.
Na controle van het bedrag : het volledige bedrag is betaald en er is geen 2e openstaande post van hetzelfde bedrag, kunt u op “sluiten” klikken.
De betaling is nu “afgeletterd” (of verrekend) met de openstaande post van het postkantoor.
Dit is herkenbaar, doordat de regel nu een licht oranje kleur heeft gekregen.
Koppelen van een bankrekening nummer aan een crediteur/debiteur
Om nu in de toekomst de betalingen automatisch te laten herkennen, is het handig om het bankrekening nummer te koppelen aan de debiteur of crediteur. Dit kan op meerdere wijzen. 1) Open de stam gegevens van de debiteur of crediteur en geef het bankrekening op. Als u dit reeds bij het aanmaken van de debiteur of crediteur doet, zullen de betalingen ook direct herkend worden, en dat scheelt ook weer wat werk bij het verwerken van de afschriften.
2) Koppel het bankrekening nummer na het importeren van de afschriften. Dit doet u door na het koppelen van een debiteur of crediteur met de rechter muistoets op het betaalde of ontvangen bedrag te toetsen. Er komt nu een menukeuze scherm naar voren, en u kiest daaruit de menukeuze “Koppel bankrekeningnummer”.
Afletteren door middel van “Document opzoeken”
Een andere manier van het afletteren (of koppelen) van een betaling of ontvangst aan een debiteur of crediteur is de volgende. U klikt met de rechter muis toets op het bedrag, en klikt vervolgens op “document opzoeken”. U kunt nu de inkoop documenten selecteren, en eventueel filteren op naam, omdat u deze kent : FEDERAL EXPRESS uit het betalingskenmerk, of op het bedrag. Door middel van het “Zoek op” menu kunt u op nog heel veel andere criteria filteren.
Dubbelklik nu op Fedex, en het “afletter scherm” komt naar voren, waarin u het gehele of gedeeltelijke bedrag kunt koppelen aan de betaling. Als u op het bedrag dient te zoeken, kunt u ook voor een andere menukeuze kiezen : “Document met bedrag zoeken”. Hiermee wordt er gezocht op het bedrag, en scheelt u dus weer het filter in te stellen. Als laatste optie heeft u de mogelijkheid om vanuit dit menu de debiteuren of crediteurenlijst te openen, om zo de debiteur of crediteur op te zoeken of aan te maken, en dan vervolgens de ontvangst of betaling te koppelen aan die debiteur of crediteur. Als u dan op een later tijdstip het inkoop of verkoop factuur in/doorboekt, zal osFinancials met het afletter scherm als popup u de gekoppelde betaling/ontvangst tonen, waarna u de reeds ingeboekte betaling of ontvangst weer kan koppelen aan het ingevoerde inkoop/verkoop factuur.
Alle regels zijn nu gekoppeld aan een grootboek rekening of aan een debiteur/crediteur, en kunnen we het afschrift door boeken. Echter gaan we eerst controleren of we de juiste boekingen hebben gedaan, door gebruik te maken van de controle functie. We zien nu dat het “Verschil” op 0,00 staat, dit betekend dat er in ieder geval de juiste bedrag nu bij en afgeschreven worden op het bankboek. Hoe de verdeling daarin is, wordt hiermee niet gecontroleerd, maar met behulp van het afletter principe zal dit bijna nooit mis kunnen gaan. Na deze controle kunt u dan gaan doorboeken. Dit doet u door op de knop “F6: Opslaan” te klikken, of op de F6 toets te drukken op het toetsenbord. Na het indrukken of aanklikken, worden de tegen boekingen gedaan, en het bankboek afgesloten. U ziet nu in de controle regels de laatste boeking staan, en kunt zo dus controleren welk afschrift u als laatste heeft door geboekt.
Afletteren van openstaande posten met betalingen
Handmatig boeken van afschrift regels
Bij het handmatig boeken van afschriftregels of het maken van correcties zijn veel acties hetzelfde als bij het electronisch boeken. Voor deze acties verwijs ik door naar de hoofdstukken waarin deze uitgelegd worden in het automatisch boeken.
Om het Kas/Bankboek te openen klikt u op onderstaand icoon :
U krijgt nu de openingspagina van het Kas/Bankboek te zien :
Achter Kas/Bankrekening staan de standaard bank en kas rekening, en de eventueel door u zelf aangemaakte extra rekeningen.
Voorbeelden van extra rekeningen zijn : Een (of meer) extra bank of Kas rekening(en) Een Credit kaart rekening Automatische Incasso rekening Paypal/Ebay etc. rekening
Verders zien we in het scherm het huidige saldo van de geselecteerde rekening. Deze waarde wordt handmatig ingegeven. En het Saldo volgens de grootboek rekening.
Onderin het scherm zien we de laatste (afschrift) regels welke in de geselecteerde rekening geboekt zijn.
Om te controleren of u goed aan het boeken bent, kunt u een controle middel gebruiken. Selecteer de bankrekening en geef dan bij het “Bank/kas saldo” het eind saldo op welke op uw afschrift staat, in het voorbeeld is dat € 824,28.
Klik hierna op open.
U ziet nu dat volgens de controle berekening er een verschil is van – 824,28.
U begint met de instellingen voor het bankboek in te stellen. Dit doet u door te klikken op het icoon “F10: Instellingen” of door de “F10” toets in te drukken op het toetsenbord. U komt nu in het instellingen scherm :
U dient het vinkje van de “Geen BTW” optie aan te zetten. Klik vervolgens op het tabblad “Geavanceerd” en neem de instellingen over als hier onder :
U kunt nu beginnen met het inboeken van de afschriftregels van afschrift nummer 1. U klikt in het veld “verwijzing”en zet daar het afschriftnummer in, welke in het voorbeeld dus “1” is. Na op de enter toets te hebben gedrukt, of door in het datum veld te klikken, kunt u de datum aanpassen. Voor de uitleg gaan we uit van het drukken op de enter toets, maar in alle gevallen werkt het klikken op het volgende veld ook. U heeft hierbij 2 opties : 1) de datum van het afschrift, of 2) de datum van de bij of afschrijving. Voor de uitleg gaan we uit (net als bij de automatische methode) van de bij of afschrijfdatum. U zet de datum op 01-01-2006 en drukt op de enter toets, en komt in het veld “omschrijving”. U kunt nu de tekst voor deze regel ingeven. Als voorbeeld kunt u bv. “privé storting” nemen, en drukt dan op de enter toets en komt in het rekening veld. U ziet nu het opzoek scherm en typt daar “prive” in, waardoor er een aantal regels overblijven met de tekst privé er in. Selecteer “Prive-stortingen” door deze met de muis aan te klikken. U staat nu automatisch in het veld “Betalingen”, en kunt nu in het veld “Ontvangsten” klikken om daar het bedrag op te geven welke u gestort heeft vanuit uw privé vermogen, en drukt u op de enter toets. U staat nu op de volgende regel, klaar om eventuele vervolg afschrift regels in te voeren. U geeft weer als “verwijzing” “1” op, en past de datum weer aan, geeft een omschrijving op, zoekt de crediteur op, en geeft het bedrag op voor de betaling aan “postkantoor”. U zult zien dat na het invoeren van het bedrag, het afletter scherm naar voren komt, en u direct de betaling of ontvangst kunt afletteren. Dit herhaalt u ook voor de laatste regel voor de Fedex. Het scherm ziet er dan zo uit :
Er is echter ook nog een andere manier van het toevoegen van de regels voor het postkantoor en de Fedex.
Toevoegen van afschrift regels door middel van de functie “Document opzoeken”
Nadat u de eerste regel afgerond heeft, en in het veld “Verwijzing” weer een “1” heeft gezet, en de datum heeft aangepast, klikt u met de rechtermuis toets op het veld betaling van die regel. Uit de verschenen menukeuze kiest u de optie “Document opzoeken”.
En selecteert u de gewenste inkoop order. Het afschrift is nu volledig ingevuld en ziet er zo uit :
Nadeel van deze methode is dat u nog handmatig het afletteren zult moeten activeren. Dit doet u door bij afschriftregels voor debiteuren en crediteuren te dubbelklikken op het bedrag. Het afletter scherm wordt nu geopend en kunt u de betalingen koppelen aan openstaande posten.
Na controle van het bedrag : het volledige bedrag is betaald en er is geen 2e openstaande post van hetzelfde bedrag, kunt u op “sluiten” klikken. De betaling is nu “afgeletterd” (of verrekend) met de openstaande post van het postkantoor. Dit is herkenbaar, doordat de regel nu een licht oranje kleur heeft gekregen.
Als u nu alle boekingen gedaan heeft, klikt u op het icoon F6: Opslaan of drukt u op de F6 toets op het toetsenbord, en worden de boekingen verwerkt. Hiermee zijn de openstaande posten afgeletterd.
Invoeren kas/bank gegevens volgens de “Datum methode”
Het invoeren volgens de “Datum methode” is niet heel veel anders dan die van de afschrift methode. Het verschil zit hem in de controle. Bij de afschrift methode heeft u een directe controle, doordat de bank u opgeeft wat het nieuwe saldo is op het afschrift. Bij de datum methode dient u dit zelf vanuit de telebanking op te zoeken.
Download klaar zetten vanuit uw telebanking pakket
In plaats dat u nu de selectie maakt gebaseerd op uw afschrift, kiest u nu voor een tijdspanne. Dit kan een dag, een week of een maand of uiteraard nog langer zijn. Let u er wel op, dat hoe meer informatie er in een “batch” zit, hoe groter de kans is dat er iets mis gaat tijdens het importeren of verwerken van dergelijke batches. En als er iets mis gaat hoe meer werk u er aan zult hebben om het weer te corrigeren.
Verders gebruikt u dezelfde mogelijkheden van de “Afschriftmethode”.
Werken met automatische betalingen
Het gebruik van “automatische betalingen” betekend dat je in een batch betalingen kunt selecteren van de crediteuren. In het bankboek klikt u op F9: Verwerk journalen en krijgt onderstaand pop-up scherm.
Kies hier “Automatische betalingen” om betalingen te selecteren, en u komt in het volgende scherm.
