OsFinancials Excel Office Plug-in Dutch User Guide
Inhoud |
Plugin functie
Met behulp van deze plugin is het mogelijk uw vertrouwde bestaande Excel spreadsheets direct, snel en efficient te actualiseren met de gegevens uit de administraties van TurboCash en OSFinancials zonder eerst te importeren, kopieeren of gebruik te maken van een andere rapport generator. Deze tool is bij uitstek geschikt voor het opstellen van tussentijdse rapportages, jaarrekeningen, budgetrapportages en consolidatie.
Instellen van de plugin
Aanmaken alias
Allereerst wijst u per administratie een alias (lees afkorting) toe via een speciaal daarvoor ontwikkelde Excel werkbalk. In het werkblad ‘Instellen’ kunt u vervolgens ongelimiteerd aliassen ( lees administraties) toevoegen die u later wilt gebruiken bij uw berekeningen/rapportages.
Instellen parameters
Per alias definieert u vervolgens in kolom ‘van periode’ en kolom ‘tot periode’ het bereik van de verslagperiode. In kolom ‘vorigjaar’ definieert u met waarde 0 het huidige boeklaar en met waarde 1 het vorige boekjaar.
Functies
Rekening totalen
=GetAccTotal(Alias;AccountNumber;VanPeriode;TotPeriode;VorigJaar)
Deze functie geeft het saldo per specifieke grootboekrekening voor een bepaalde verslagperiode voor het huidige (waarde 0) of vorig boekjaar (waarde 1).
In het werkblad Ínstellen’ heeft u een aantal parameters al ingevuld en u kunt daarom naar deze waarden verwijzen. De variabele ‘AccountNumber’ kunt u met een celverwijzing aan de formule toevoegen.(cel A4 in onderstaand voorbeeld)
U kunt op deze wijze een consolidatie spreadsheet op grootboekrekening niveau opzetten. Voorwaarde is dat er wel sprake is van een uniform grootboekschema dat voor elke administratie identiek is.
Een alternatief is consolidatie op financiele categorie niveau; zie volgende functie.
Rekening totalen per range rekeningen
=GetTotalsByAccountRange1(Alias;VanRekening:T/MRekeningGroep;VanPeriode;TotPeriode;VorigJaar) =GetTotalsByAccountRange2(Alias;VanRekening:T/MRekeningGroep;VanPeriode;TotPeriode;VorigJaar) =GetTotalsByAccountRange3(Alias;VanRekening:T/MRekeningGroep;VanPeriode;TotPeriode;VorigJaar) =GetTotalsByAccountRange4(Alias;VanRekening:T/MRekeningGroep;VanPeriode;TotPeriode;VorigJaar)
Deze functie geeft het saldo van alle grootboekrekeningen gesaldeerd op het eerste cijfer van de grootboekrekening voor een bepaalde verslagperiode voor het huidige (waarde 0) of vorig boekjaar (waarde 1).
In onderstaand voorbeeld zijn in rij 2 alle grootboekrekeningen gesaldeerd die beginnen met het cijfer ‘0‘(immaterieele activa); in rij 3 zijn alle grootboekrekeningen gesaldeerd die beginnen met het cijfer ‘1’(materieele activa) etc.
In cel C4 worden alle totalen gesaldeerd van de grootboekrekeningen in het bereik die beginnen met 0 tot en die beginnen met 1. In cel B5 ziet u een voorbeeld van saldering op basis van de eerste twee cijfers van elke grootboekrekening. Let u er wel op dat de functie in het laatste geval wijzigt van ==GetTotalsByAccountRange1 in =GetTotalsByAccountRange2.
lIn het werkblad Ínstellen’ heeft u een aantal parameters al ingevuld en u kunt daarom naar deze waarden verwijzen. De variabelen ‘VanRekening’ en ‘T/MRekeningGroep’ kunt u met een celverwijzing aan de formule toevoegen.(cel C3 in onderstaand voorbeeld)
Debiteuren bedragen openstaande posten
=GetOpenItemsByDebtorRange(Alias;VanRekening;TotRekening;TotPeriode;VorigJaar)
Deze functie geeft het saldo voor een bereik van debiteuren of crediteuren tot aan een bepaalde verslagperiode voor het huidige (waarde 0) of vorig boekjaar (waarde 1). Zie cel B9.
De waarden in cel B2 en B3 kunnen met behulp van de speciale werkbalk ‘OSF-Zoek’ worden opgezocht..
Geavanceerd
=GetSql(Alias;B6&B7&B8&B9)
Deze functie geeft ervaren gebruikers de mogelijkheid om in de cellen B6,B7 en B8 zelf een SQL query samen te stellen. Cel B9 is uitsluitend bedoeld om de SQL query een correcte afsluitkarakter mee te geven. Andere voorbeelden van SQL queries staan in cel C2, D2 en E4.
Plugins in Excel
In Excel kunnen soms de plugins uitgeschakeld zijn. Om te controleren of de Excel plugin niet is geblokkerd gaat u in het Excel hoofdmenu naar Help->Info->uitgeschakelde items Daar kunt u zien of de plugin is geblokkerd en deze blokkering opheffen.
