OsFinancials Subscription (webhosting)Plugin User Guide
Inhoud |
Introductie
Dit is de osFinancials Subscrition Plugin Handleiding. Mocht u mee willen werken aan deze instructie staat het u vrij om wijzigingen aan te brengen.
Domé Giuliano
Na aanschaf
Na de aanschaf zult u normaal binnen 1 werkdag de activatie email ontvangen. Dit is de email waarin u de instructies ontvangt waarmee u de gekochte plugin kunt activeren in uw eigen osFinancials installatie.
Activatie
Na het ontvangen van de activatie email start u osFinancials op en gaat u via de menu keuze “Info”
naar “online registratie” en klikt u op de knop “Ontvang het online”. In het volgende scherm zou u in het tabblad existing user uit komen, zo niet klikt u deze dan aan.
Vult u hier indien dat niet reeds gedaan is, uw email adres en wachtwoord in, waarmee u zich in onze webshop heeft aangemeld tijdens de aanschaf van deze plugin. Hierna klikt u op de button “Send”. Er verschijnt nu in dikke tekst dat u geregistreerd bent, met daarbij de vermelding van uw registratiecode. In het tekstvlak daar onder ziet u nu de nieuw gekochte plugin verschijnen, in dit geval “Abonnementen”. Onder vindt u hiermee problemen, neemt u dan contact met ons op: osFinancials 036-7851687 of 06-54694849
In gebruik nemen van de plugin
Na de activatie dient u de plugin in gebruik te nemen voor de administratie waarin u de plugin wilt gebruiken. Daar u meerdere administraties kunt hebben en deze plugin meestal voor specifieke administraties gebruikt wordt, dient u de plugin per administratie in gebruik te nemen. Het in gebruik nemen doet u door eerst de gewenste administratie te openen, en dan via het menu “Extra” naar de regel “Plug-ins” te gaan en daar de subkeuze maakt van de “Subscription”. Er verschijnt nu het volgende scherm:
Onder het kopje “activatie” zet u de plugin aan of uit. En met Force update, update u eventueel eerder gemaakte abonnementen vanuit een oudere versie van osFinancials, naar de huidige wijze. Onder het kopje “Defaults” vind u de standaard settings waar de plugin de abonnementen mee in stelt. Uiteraard kunt u deze tijdens het aanmaken van een nieuw abonnement wel aanpassen. Het bovenste gedeelte gaat over de contracts periode, het onderste gedeelte gaat over de facturatie periode. U kunt dus bv. opgeven dat de contracts periode 1 jaar is, waarbij u het aantal dagen ingevuld bij “Duedays” voor (een positief getal) of na (een negatief getal) de contracts datum een facturatie melding krijgt. Daar naast geeft u bv. op dat de facturatie periode 1 maal per maand is, en dat u daarbij het aantal dagen ingevuld bij “Warning” voor (bij een positief getal) of na (bij een negatief getal) de facturatie datum een waarschuwings melding krijgt. Uiteraard kunt u gebruik maken van andere periodes. Het vinkje bij “Build reference string” zorgt er voor dat u bij de aangemaakte abonnementen een “Verwijzing” kunt opnemen, welke gebruikt wordt als verwijzing voor het te maken factuur. U vult hiertoe bij het abonnement het veld “referentie” in. Indien u meerdere abonnementen op het zelfde factuur heeft, vult u er slechts bij één iets in.
Aanmaken van abonnementen
Zoek de debiteur op in de debiteuren lijst bij wie u een abonnement wilt aanmaken. Open de debiteurkaart en ga naar het tabblad “abonnementen”.
U klikt nu op de button “Voeg toe” om een nieuw abonnement te starten.
Afhankelijk van de opgegeven waarden in de plugin settings, zal er nu een aantal default waarden gebruikt worden. We beginnen met het selecteren van het artikel, dit doen we door op het knopje te klikken. De artikellijst wordt nu geopend, en door rechts te klikken in de artikel lijst kunt u het vinkje zetten bij “use filter”. Hiermee kunt u bij het zoeken op de artikel naam gebruik maken van een aantal opeenvolgende letters sneller een artikel vinden. Selecteer het gewenste artikel en u komt terug in het abonnementen scherm.
Met het vinkje “enable” activeerd of deactiveerd u het abonnenment van dit artikel voor deze debiteur. Het vinkje “Warning send” zorgt er voor dat u ….. Het vinkje “Contract term not the same” toont u de 2e set met instellingen voor een contracts periode. Het veld ”interval” bepaald hoe vaak in de gekozen periode er gefactureerd zou worden. Het veld ”Waarschuwing in dagen voor abonnement” is het aantal dagen voor of na de “volgende verwerking” waarop de eerste waarschuwingsmelding te zien is in de plugins popup. Het veld ”Factuur in dagen voor abonnemnet datum” is het aantal dagen voor of na de “volgende verwerking” waarop de facturatie melding te zien is in de plugins popup. Het veld ”Omschrijving” wordt overgenomen uit het artikel, maar is aan te passen, zodat deze tekst gebruikt wordt op het factuur. De “ingangsdatum” staat op vandaag, maar kan desgewenst aangepast worden, waarmee tevens de “volgende verwerking”datum automatisch mee aangepast wordt. Indien het abonnement reeds eerder gefactureerd is, ziet u de laatste factuur datum in het veld “Laatste Verwerking”. Met het veld “aantal” kunt u het aantal per abonnementartikel ingeven. Het veld “Referentie” is de verwijzingstekst welke op het factuur gebruikt wordt. In dit veld kunnen we ook gebruik maken van datavelden. Bv. om de van en tot datum op te nemen geeft u op : Webhosting van <@DFROM@> tot <@DTO@>
Volgens bovenstaande afbeelding zouden we nu 1 maal per Jaar factureren, waarbij er 45 dagen voor facturatie datum een waarschuwing gegenereerd wordt, en er op 27-12-2008 gefactureerd wordt. Klik nu op de button “List” om dit abonnement op te slaan. U kunt nu met de button “Voeg toe” een volgend abonnement toe voegen volgens bovenstaande procedure. Of een reeds eerder gemaakt abonnement definitief verwijderen met de button “Verwijderen”. Let u er op, dat u desgewenst ook het abonnement op “inactief” kan zetten, en zo het abonnement op een later tijdstip weer te activeren. Als u alle abonnementen heeft ingevoerd voor deze debiteur dient u op de button “Opslaan” in de linker kolom te klikken. Pas hierna gaan de opgegeven of aangepaste abonnementen in werking.
